1.1. Khái niệm về kỹ năng mềm

Kỹ năng mềm (soft skills) là một thuật ngữ xã hội học dùng để chỉ các kỹ năng tinh thần hay những kỹ năng tâm lý – xã hội, giúp cho mỗi cá nhân tồn tại và thích ứng tốt với cộng đồng, cuộc sống. Kỹ năng mềm thường liên quan đến việc sử dụng ngôn ngữ, khả năng hòa nhập xã hội, thái độ và hành vi ứng xử được sử dụng trong việc giao tiếp giữa người với người như: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng làm việc theo nhóm, kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng sáng tạo và đổi mới…

Kỹ năng mềm khác với kỹ năng cứng (hard skills, để chỉ trình độ chuyên môn, kiến thức chuyên môn, trình độ học vấn hay bằng cấp và chứng chỉ chuyên môn).Như tên gọi, kỹ năng cứng mang tính cứng nhắc, còn kỹ năng mềm mang tính mềm dẻo, linh động tùy thuộc vào hoàn cảnh và môi trường, phụ thuộc nhiều vào tương tác giữa người và người trong cuộc sống và công việc.

Ví dụ: một kiến trúc sư có kỹ năng “cứng” là vẽ bản vẽ. Khi thiết kế bản vẽ công trình, kiến trúc sư đó sẽ thể hiện kỹ năng này như nhau theo yêu cầu công việc, dù nó thực hiện nó ở môi trường công ty nhà nước hay công ty nước ngoài.

Trái lại, đối với kỹ năng giao tiếp, cách thức giao tiếp với đồng nghiệp sẽ không giống với giao tiếp với cấp trên; giao tiếp, đàm phán với đối tác trong nước sẽ khác nhiều so với đàm phán với đối tác từ New York, Singapore. Do vậy, các nguyên tắc của kỹ năng mềm thay đổi theo môi trường, theo con người tiếp xúc cụ thể, và cần độ nhạy cảm xúc để thích nghi, nắm bắt, sử dụng.

Một cách gần đúng, có thể xem: Chỉ số thông minh IQ phản ánh các kỹ năng cứng, còn chỉ số cảm xúc EQ có thể đại diện cho kỹ năng mềm. Do vậy, các kỹ năng cứng thường liên quan, gắn kết nhiều hơn đến sự phát triển của bán cầu não trái, trong khi kỹ năng mềm chịu ảnh hưởng lớn hơn của bán cầu não phải.Kỹ năng cứng có thể được học tại trường, còn kỹ năng mềm thường được lĩnh hội qua trải nghiệm, các khóa học ngoại khóa.

Vào đầu những năm 1990, Hiệp hội Đào tạo và Phát triển Hoa Kỳ (ASTD-American Society for Training & Development), có thành viên đến từ hơn 100 quốc gia, đã thực hiện một nghiên cứu (theo đơn đặt hàng của Bộ Lao động Hoa Kỳ) về các kỹ năng cơ bản cần có trong công việc của người lao động trong thế kỷ 21. Kết luận được đưa ra là: 13 kỹ năng cơ bản cần thiết hàng đầu để thành công trong công việc bao gồm:

1. Kỹ năng tư duy sáng tạo (Creative thinking skills).

2. Kỹ năng học và tự học (Learning to learn).

3. Kỹ năng lắng nghe (Listening skills).

4. Kỹ năng thuyết trình (Oral communication skills).

5. Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem solving skills).

6. Kỹ năng quản lý bản thân và tinh thần tự trọng(Self esteem).

7. Kỹ năng đặt mục tiêu/ tạo động lực làm việc (Goal setting/ motivation skills).

8. Kỹ năng phát triển cá nhân và sự nghiệp (Personal and career development skills).

9. Kỹ năng giao tiếp và tạo lập quan hệ (Interpersonal skills).

10. Kỹ năng làm việc nhóm (Teamwork).

11. Kỹ năng đàm phán (Negotiation skills).

12. Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả (Organizational effectiveness).

13. Kỹ năng lãnh đạo (Leadership skills).

Tương tự : – Tại Úc các kỹ năng hàng đầu được yêu cầu cho công việc bao gồm 8 kỹ năng sau:

1. Kỹ năng giao tiếp (Communication skills).

2. Kỹ năng làm việc nhóm (Teamwork skills).

3. Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem solving skills).

4. Kỹ năng sáng tạo và mạo hiểm (Initiative and enterprise skills).

5. Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc (Planning and organising skills).

6. Kỹ năng quản lý bản thân (Self-management skills).

7. Kỹ năng học tập (Learning skills).

8. Kỹ năng công nghệ (Technology skills).

Tại Canada có 6 kỹ năng hàng đầu đươc đào tạo:

1. Kỹ năng giao tiếp (Communication).

2. Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem solving).

3. Kỹ năng tư duy và hành vi tích cực (Positive attitudes and behaviours).

4. Kỹ năng thích ứng (Adaptability).

5. Kỹ năng làm việc nhóm (Working with others).

6. Kỹ năng nghiên cứu khoa học, công nghệ và toán (Science, technology and mathematics skills).

Tại Anh cũng đưa ra danh sách 6 kỹ năng thiết yếu bao gồm:

1. Kỹ năng tính toán (Application of number).

2. Kỹ năng giao tiếp (Communication)

3. Kỹ năng tự học và nâng cao năng lực cá nhân (Improving own learning and performance).

4. Kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin và truyền thông (Information and communication technology).

5. Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem solving).

6. Kỹ năng làm việc nhóm (Working with others).

Tại Singapore: hệ thống các kỹ năng nghề nghiệp gồm 10 kỹ năng:

1. Kỹ năng công sở và tính toán (Workplace literacy & numeracy).

2. Kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin và truyền thông (Information & communications technology).

3. Kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định (Problem solving &decision making).

4. Kỹ năng sáng tạo và mạo hiểm (Initiative & enterprise).

5. Kỹ năng giao tiếp và quản lý quan hệ (Communication & relationship management).

6. Kỹ năng học tập suốt đời (Lifelong learning).

7. Kỹ năng tư duy mở toàn cầu (Global mindset).

8. Kỹ năng tự quản lý bản thân (Self-management).

9. Kỹ năng tổ chức công việc (Workplace-related life skills).

10. Kỹ năng an toàn lao động và vệ sinh sức khỏe (Health & workplace safety).

1.2. Tầm quan trọng của kỹ năng mềm

Các khảo sát thực tế cho thấy: để thành công trong cuộc sống và công việc: chỉ có khoảng 25% là do những kiến thức chuyên môn (nhưng nên nhớ đây là phần cốt lõi, không thể thiếu), 75% còn lại được quyết định bởi những kỹ năng mềm được trang bị.

Kỹ năng mềm ngày càng được chứng tỏ có ảnh hưởng lớn đến sự thành bại trong sự nghiệp và cuộc sống của một cá nhân. Tuy nhiên, tầm quan trọng của nó (đặc biệt là tại nước ta) lại ít được quan tâm.

Tại Việt Nam, nhiều học viên học rất giỏi trên ghế nhà trường nhưng khi tốt nghiệp đi làm vẫn chưa đạt được thành công như mong muốn. Nhìn tổng thể, Học viên, sinh viên Việt Nam vốn có tinh thần học tập rất tốt. Hàng năm, Việt Nam luôn đạt nhiều giải thưởng cao trong các cuộc thi trí tuệ trên thế giới (toán, vật lý, cờ vua, robocon…) Thế nhưng, năng lực lao động của người Việt Nam lại đứng ở một vị trí khiêm nhường, đó là do những hạn chế từ lĩnh vực kỹ năng nghề nghiệp gây ra.

Trong khi đó, các quốc gia phát triển ở châu Âu, châu Mỹ lẫn châu Á thường đặt nhu cầu rèn luyện kỹ năng cho công dân lên hàng đầu. Tất cả đều nhằm mục tiêu thúc đẩy nền kinh tế bằng nguồn lao động kỹ năng cao. Ngân hàng Thế giới gọi thế kỷ 21 là kỷ nguyên của kinh tế dựa vào kỹ năng (Skills Based Economy) Năng lực của con người được đánh giá trên cả 3 khía cạnh: Kiến thức, kỹ năng và thái độ. Đó là lý do tại sao các nhà nghiên cứu xã hội học luôn nhấn mạnh: khoảng 25% là do những kiến thức chuyên môn (nhưng là phần cốt lõi, không thể thiếu), 75% còn lại được quyết định bởi những kỹ năng mềm.

Tại Việt Nam, trong những năm gần đây, Bộ Giáo dục và Đào tạo cũng đã lên tiếng đề cập đến kỹ năng mềm, cũng như tầm quan trọng của kỹ năng này. Có được kỹ năng mềm không những giúp con đường học tập của các bạn trẻ trở nên suôn sẻ, thuận lợi, tạo bước đà cho sự nghiệp thành công mà nó còn đem lại hạnh phúc trong cuộc sống.

Trong giáo trình này, một số các kỹ năng mềm thiết yếu lần lượt sẽ được trình bày ở dạng khá tóm lược, do khuôn khổ của tài liệu, nên chỉ có thể chuyển tải những ý tưởng cơ bản, chứ chưa thể chuyển tải hết sự “linh hoạt”, cái “hồn” vốn là “xương sống” của vấn đề kỹ năng mềm (như các câu chuyện, các ví dụ, các bài thực hành, trò chơi hoạt động). Các kỹ năng mềm được trình bày trong tài liệu này bao gồm bao gồm:

KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH: giúp học viên hiểu tầm quan trọng của việc thuyết trình; biết cách chuẩn bị cho buổi thuyết trình; soạn thảo bài thuyết trình, slides tối ưu; trang bị cho học viên phương pháp trình bày bài thuyết trình và kiểm soát bài thyết trình để đạt kết quả cao nhất. Học viên cũng sẽ được trang bị kỹ năng để nâng cao hiệu quả khi thuyết trình bằng tiếng Anh.

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM: học viên hiểu tầm quan trọng của làm việc theo nhóm. Học viên có thể tổ chức công việc, làm việc hiệu quả theo nhóm; biết cách cùng cả nhóm làm việc để hoàn thành mục tiêu chung.

KỸ NĂNG THIẾT LẬP MỤC TIÊU: giúp học viên hiểu tầm quan trọng của việc xác lập mục tiêu; có thể sử dụng các công cụ để thực hiện việc hoạch định mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn sao cho hợp lý nhất.

KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN: giúp học viên hiểu được tầm quan trọng của việc quản lý thời gian; biết cách tổ chức công việc, cuộc sống để tối ưu hóa việc sử dụng thời gian, đạt kết quả cao nhất. Học viên biết cách thức sử dụng các công cụ quản lý thời gian, khắc phục sự lãng phí thời gian

KỸ NĂNGGIAO TIẾP: học viên hiểu được tầm quan trọng của việc giao tiếp; biết được cách giao tiếp, ứng xử hiệu quả; cách sử dụng giao tiếp ngôn từ và phi ngôn từ để đạt kết quả cao nhất.

KỸ NĂNG TƯ DUY SÁNG TẠO: học viên hiểu được tầm quan trọng của vấn đề tư duy sáng tạo; được trang bị phương pháp để phát huy tính sáng tạo của tư duy nhằm nâng cao năng lực sáng tạo, tối ưu hóa năng lực não bộ trong học tập, công việc và cuộc sống.

Trong đó, các kỹ năng thuyết trình và tư duy sáng tạo sẽ được trình bày tương đối chi tiết hơn các kỹ năng khác.