“Ngôn từ cũng giống như nắng mặt trời _ càng súc tích, càng bỏng cháy.” (It is with words as with sunbeams _ the more they are condensed, the deeper they burn.) _ Robert Southey
Bài trước: Kỹ năng quản lý thời gian
7.1. KHÁI QUÁT
7.1.1. Khái niệm kỹ năng thuyết trình
Thuyết trình là một hình thức của giao tiếp, và có thể được hiểu theo nghĩa chung nhất là sự truyền đạt thông tin nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể như: Hiểu nội dung chuyển tải, tạo dựng quan hệ, thuyết phục người nghe.
Hình 7. 1. Thuyết trình – Một kỹ năng thiết yếu
Trong phạm vi tài liệu này, cụm từ “thuyết trình” được hiểu theo nghĩa của từ “trình bày”; có nghĩa là “thông tin cho ai đó một cái gì đó”, “nói điều gì đó với ai đó” hoặc giao tiếp với ai đó.
Thuyết trình là một hình thức của giao tiếp và có thể được nhận thấy ở dưới nhiều hình thức khác nhau. Một số ví dụ của việc trong học tập, công tác, cuộc sống có thể là:
– Nói: Chuyện chính trị, ý kiến tại cuộc họp, phỏng vấn, giới thiệu một sản phẩm hoặc dịch vụ.
– Trình bày: Đề cương nghiên cứu, kết quả nghiên cứu, semina, báo cáo khoa học, luận văn, luận án; kết hợp với ngôn ngữ cơ thể, hành động.
7.1.2. Tầm quan trọng của kỹ năng thuyết trình
Bất kỳ ai cũng sẽ có những lúc trong cuộc sống phải trình bày một vấn đề cụ thể nào đó trước người khác (có thể là một người, một nhóm người, hoặc rất nhiều người). Do vậy, kỹ năng thuyết trình là một trong những kỹ năng mềm rất quan trọng, rất cần thiết và thường xuyên được sử dụng. Một bài trình bày, thuyết trình hoàn hảo có thể mang lại thành công vượt xa những gì chúng ta mọng đợi. Một người có kỹ năng thuyết trình tốt sẽ có khả năng truyền đạt ý kiến của mình trước nhiều người một cách hiệu quả, vì thế khả năng thành công của họ trong công việc, cuộc sống sẽ cao hơn rất nhiều.
Ngay trong môi trường Đại học, một trong những “nỗi sợ hãi” hàng đầu của sinh viên là: Nói trước đám đông. Thuyết trình luôn là một thử thách khó khăn. Nhưng trên thực tế, thuyết trình không khó, nếu biết cách. Cụ thể là nếu nắm vững các kiến thức cơ bản trong quá trình thuyết trình nhằm nâng cao chất lượng của bài; kết hợp với quá trình tập luyện, thực hành thường xuyên thì người trình bày sẽ có được kỹ năng thuyết trình hiệu quả, hỗ trợ cho việc hoàn thành mục tiêu thuyết trình, mở đường cho các thành công trong tương lai.
Ngày nay, cùng với việc chuyển đổi mạnh mẽ về phương pháp dạy – học, các trường đại học ngày nay đang chuyển dần từ kiểu giảng dạy truyền đạt một chiều truyền thống sang phương pháp dạy học lấy người học làm trung tâm. Do vậy, học viên, sinh viên ngày nay đến lớp không phải chỉ để nghe giảng bài và ghi chép bài giảng của giảng viên, mà còn phải thường xuyên tự tra cứu tài liệu và trình bày truớc lớp. Chính vì thế, kỹ năng trình bày, thuyết trình lại trở nên rất thiết yếu đối với học viên, sinh viên ngày nay.
Thế nhưng, làm thế nào để có thể thuyết trình một cách thành công, làm sao chinh phục được cả những khán giả “khó tính” nhất? Làm thế nào để tự tin hơn khi thuyết trình? Và làm thế nào để tạo được một phong cách riêng độc đáo khi thuyết trình? Các phương thức nào để giúp người thuyết trình lôi cuốn được cả trái tim lẫn trí óc của người nghe? Điều đó đòi hỏi người trình bày, thuyết trình phải có năng lực trong lĩnh vực này.
Năng lực trình bày, thuyết trình bất kỳ vấn đề nào trước đám đông, cũng như khả năng thuyết phục mọi người nhận hiểu và tin cậy vào đề xuất của mình, không phải là một điều tự nhiên có được. Các phần tiếp theo của giáo trình sẽ cung cấp các công cụ, phương pháp để nhận biết và rèn luyện được những khả năng đó.
7.2. CÁC BƯỚC SOẠN THẢO BÀI THUYẾT TRÌNH
7.2.1. Xác định mục tiêu
Xác định mục tiêu công đoạn rất cần thiết để chuẩn bị nội dung cho bài thuyết trình. Trước tiên, cần xác định tại sao bạn tiến hành thuyết trình? Hay bạn thuyết trình vì mục đích gì? Đáp án cho câu hỏi này có thể giúp bạn chuẩn bị tốt nội dung bài thuyết trình của bạn.
Mục tiêu của bài thuyết trình giúp ta biết được sau khi thuyết trình ta cần đạt được những gì (Cung cấp thông tin gì cho người nghe? Thuyết phục người nghe điều gì?). Đôi lúc, người thuyết trình lại coi nhẹ những điều quá hiển nhiên đó, dẫn đến hệ quả là sau khi kết thúc thuyết trình người nghe vẫn không hiểu rõ, hiểu hết ý đồ của người nói. Vì vậy, mục tiêu bài thuyết trình cần được xác định rõ ràng, kỹ càng và không được phép chủ quan.
Chẳng hạn như bạn cần trình bày cho hội đồng về đề cương nghiên cứu năm sau của bạn. Đừng bắt đầu bằng cách ngồi xuống và viết ra những gì bạn sẽ nói. Thay vào đó, hãy nghĩ xem mục tiêu của bài thuyết trình của bạn là gì, sau đó bạn sẽ xác định được những gì bạn sẽ cần phải trình bày những gì để đạt mục tiêu đó.
Hình 7. 2. Thuyết trình – Cần xác định rõ mục tiêu
Dựa trên mục đích chính yếu của mình, người trình bày sẽ thiết lập các mục tiêu cụ thể cho bài thuyết trình. Mục tiêu cụ thể của bài thuyết trình phải đảm bảo những yêu cầu SMART sau:
- Cụ thể, rõ ràng (Specific).
- Có thể đo đếm được (Measurable).
- Có thể đạt được (Attainable).
- Phù hợp thực tiễn (Realistic).
- Thời hạn thực hiện (Time – bound).
Thông thường, khi xác định rõ mục đích, ta sẽ biết mình phải làm gì, tập trung nói vào đâu, phương pháp nào là phù hợp. Trong việc xác định mục tiêu, có thể sử dụng Biểu đồ P – I để mô tả mối liên hệ giữa hai giai đoạn của bài thuyết trình: Giai đoạn thuyết phục (Persuasive) và giai đoạn cung cấp thông tin (Informative) trong bài thuyết trình. Chúng không phải là hai phần riêng biệt mà là một quá trình liên tục gồm hai thành phần. Tất cả những bài thuyết trình thành công đều cần phải có đủ những thông tin cần thiết lẫn các lý lẽ thuyết phục.
Hình 7. 3. Biểu đồ P_I
Theo hướng mũi tên, càng sang trái bài thuyết trình càng lúc càng mang tính thuyết phục hơn. Khi bài thuyết trình còn ở giai đoạn cung cấp thông tin thì bài thuyết trình chứa đựng nhiều con số, sự kiện, dữ liệu để làm rõ hay chứng minh vấn đề và các dữ liệu này càng lúc càng mạnh mẽ hơn khi tiến gần trung tâm (gốc tọa độ). Khi mũi tên đã đi qua trục tung, người trình bày muốn nêu ra những điều cần phải thay đổi; những lý lẽ thuyết phục để có được sự đồng tình hay đồng thuận cho một quyết định.
7.2.2. Xác định đối tượng
Bên cạnh việc xác định mục tiêu, việc tìm hiểu đối tượng nghe (khán thính giả) là một công đoạn rất cần thiết cho việc chuẩn bị nội dung bài thuyết trình.
“Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”. Thành công của một bài thuyết trình không chỉ phụ thuộc vào yếu tố chủ quan của người thuyết trình mà còn phụ thuộc cả vào yếu tố khán giả. Phân tích khán giả giúp người thuyết trình có những giải pháp hữu hiệu, phù hợp cho bài thuyết trình của mình.
Càng hiểu về khán giả thì người thuyết trình càng tự tin thuyết trình và đáp ứng đúng nhu cầu, đúng mong đợi, đúng mức độ nhận thức của họ. Những thông tin về khán giả cần được thu thập để phân tích bao gồm: Thông tin cá nhân (tuổi tác, nghề nghiệp, trình độ học vấn và chuyên môn, vị trí công việc), quan điểm, mối quan tâm của họ (thậm chí của từng người hoặc nhóm người). Nếu có thể, cần chuẩn bị trước bảng danh sách phân loại thành phần khán giả để dễ dàng tiếp cận hơn. Nếu biết một số người nghe có thể khó tính, hay có quan điểm cứng rắn thì hãy thận trọng, mềm dẻo và chỉ nêu lên những vấn đề có thể gây tranh cãi khi đã có hay đã đưa ra những chứng cứ, lập luận thuyết phục.
Ngoài ra, cũng nên nhớ rằng sự hài hước, dí dỏm là cần thiết, nhưng đôi khi nếu đưa ra không đúng lúc, không đúng thành phần, đối tượng, thì có thể lại trở thành yếu tố phản cảm với khán giả. Do vậy, chỉ sử dụng những câu chuyện vui, lời nói đùa đúng lúc, đúng đối tượng để mang lại hiệu quả cao nhất. Ví dụ, như khi đang trình bày đề cương nghiên cứu trước hội đồng bảo vệ đề cương thì không nên lạm dụng các yếu tố hài hước, chuyện vui.
Hình 7. 4. Thuyết trình – Cần hiểu về khán giả
Quy mô số lượng khán giả cũng ảnh hưởng đến kết cấu bài thuyết trình. Nếu số lượng khán giả không nhiều, người trình bày có thể tương tác nhiều hơn với khán giả như: Trả lời những câu hỏi của khán giả một cách cụ thể, hoặc nêu câu hỏi với khán giả, đề nghị họ cho biết ý kiến về vấn đề đang trình bày. Nếu số lượng khán giả đông thì buổi thuyết trình lúc đó chủ yếu mang tính một chiều, người nghe ít có cơ hội tương tác, ít có cơ hội đặt ra các câu hỏi chất vấn. Do đó, trong trường hợp này, sự rõ ràng, chính xác và dễ hiểu là những yếu tố quan trọng để duy trì sự chú ý của người nghe trong suốt buổi thuyết trình. Phần tương tác, hỏi, đáp sẽ để dành cho cuối phần thuyết trình.
Thật ra, bên cạnh hiểu về khán giả, diễn giả cũng cần phân tích bản thân mình, phân tích mối tương quan giữa diễn giả và khán giả như:
- Quan hệ của diễn giả với khán giả ra sao?
- Diễn giả có ảnh hưởng, tác động tới khán giả ra sao?
Sau khi trả lời hết các câu hỏi trên thì chúng ta có thể xác định phương pháp tiếp cận hiệu quả nhất cho bài thuyết trình.
7.2.3. Xây dựng chủ đề, cấu trúc bài thuyết trình
7.2.3.1. Chọn chủ đề
Khi chọn chủ đề cho bài thuyết trình, nên chọn chủ đề thính giả muốn nghe; chủ đề mới mang tính thời sự; hoặc chủ đề diễn giả có kiến thức, hiểu biết sâu. Chủ đề thuyết trình không những phụ thuộc vào mong đợi của người nghe mà còn phụ thuộc vào chiến lược và mối quan tâm của cơ quan, tổ chức nơi người nghe công tác. Tiêu đề chính là sự cụ thể hóa chủ đề. Tiêu đề bài thuyết trình cần ngắn gọn, súc tích nhưng cũng cần đảm bảo tính dễ hiểu, khái quát được toàn bộ nội dung bài thuyết trình. Tránh sử dụng các từ viết tắt, trừ khi thật cần thiết (như đó là những từ chuyên ngành không thể không sử dụng).
2.2.3.2. Cấu trúc bài thuyết trình
Một bài thuyết trình có thể được coi là thành công nếu đạt được các điểm cơ bản sau:
– Cấu trúc bài thuyết trình tốt;
– Nhấn mạnh được những điểm quan trọng;
– Bài nói được trình bày hấp dẫn;
– Không làm mất thời gian của người nghe;
– Xác lập được mối quan hệ tốt với người nghe.
Một bài thuyết trình có ấn tượng, thuyết phục khán giả hay không phụ thuộc nhiều vào cấu trúc của bài thuyết trình đó. Khi chuẩn bị một chủ đề, thông thường ta có rất nhiều điều muốn nói. Tuy nhiên, nếu cố gắng nói hết những điều đó, bài thuyết trình sẽ trở nên lan man và không trọng tâm.
Để tránh tình trạng này, ngay từ khi chuẩn bị dàn ý, cần phải phân tích xem: Đâu là ý chính, đâu là ý phụ, ý nào “bắt buộc” phải nói, ý nào “cần nói”, ý nào “nên nói”. Thông thường, cần ưu tiên nói những ý “bắt buộc” trước, nếu còn thời gian thì sẽ cho thêm các ý “cần nói”, các ý “nên nói” để thuyết trình sau cùng.
Cấu trúc cơ bản của một bài thuyết trình thường gồm có 3 phần: mở đầu, thân bài và kết luận. Diễn giả cần phải biết tổ chức và thể hiện các phần sao cho hiệu quả nhất.
Khi chuẩn bị bài thuyết trình, những câu hỏi thường được nêu ra bao gồm:
– Làm sao để có một mở bài lôi cuốn, ấn tượng?
– Làm sao để có một thân bài chặt chẽ, súc tích nêu bật ý chính?
– Làm thế nào để có một kết luận sâu sắc, dễ nhớ và thuyết phục người nghe?
Các câu hỏi trên dẫn đến một hình tượng hay dùng để ví von: Hãy thiết kế bài thuyết trình giống như hình dáng một “cái đinh”.
Hình 7. 5. Cấu trúc bài thuyết trình: Như cái đinh
7.2.4. Soạn thảo, cấu trúc slides
7.2.4. Soạn thảo, cấu trúc slide
Việc soạn thảo một slide nên tuân theo một số “quy tắc” để làm cho việc theo dõi, nắm bắt và tiếp thu của khán giả được tốt hơn.
Việc chọn font chữ, cỡ chữ, màu sắc chữ (và nền) là các yếu tố rất quan trọng, có ảnh hưởng lớn đến chất lượng bài trình bày.
- Kiểu chữ (font): Không phải tất cả các font chữ đều dễ theo dõi đối với người tham dự. Do đó, cần chú ý sử dụng các font chữ phù hợp.
Các font chữ có thể được chia ra làm hai nhóm chính: nhóm chữ không có chân (sans – serif) và nhóm chữ có chân (serif). Nhóm chữ không có chân như các font: Arial, Comic Tahoma, Verdana… Nhóm font chữ có chân bao gồm Times New Roman, Courier, Script… Trong các slide nên sử dụng các font chữ không có chân, vì chúng dễ theo dõi hơn (Kiểu chữ có chân trông có vẻ đẹp hơn, nhưng nó chỉ phù hợp với các văn bản trên giấy).
Khi soạn thảo slide, có thể sử dụng chữ đậm (bold), chữ nghiêng (italic), hay in hoa, nhưng tránh dùng chữ đậm, chữ nghiêng hay viết hoa cho toàn bộ câu vì điều này sẽ tạo cảm giác khó đọc và khó theo dõi. Nếu viết hoa toàn bộ câu, sẽ tạo cảm giác không lịch sự đối với người tham dự. Chỉ dùng gạch chân (underline) khi cần nhấn mạnh một điều gì quan trọng, nếu không thì nên tránh cách viết này.
- Cỡ chữ (size): Cần sử dụng cỡ chữ đủ lớn để người tham dự có thể nhìn rõ, tránh làm người tham dự phải gắng hết sức đọc những hàng chữ quá nhỏ. Để làm được điều này cần chú ý các điểm sau:
Trong các slide nên dùng cỡ chữ từ 24 trở lên. Riêng phần đầu đề, đề mục, cỡ chữ nên từ 36 đến 50.
- Màu sắc chữ và nền: Chọn màu cho chữ và nền cũng là một nghệ thuật. Màu đỏ và màu cam là màu “nóng ấm”, tạo cảm giác gần gũi, nhưng rất khó tập trung theo dõi. Màu xanh lá, xanh biển, và nâu là những màu “ngọt dịu” nhưng xa cách hơn, nhưng khó gây chú ý.
Cần tránh sử dụng chữ màu xanh lá và màu nền đỏ (hay chữ màu đỏ trên nền màu xanh lá, xanh đậm). Nói chung, tránh chọn màu nền đỏ vì đây là loại màu “nóng ấm” dễ làm cho mắt bị mệt và khó theo dõi.
Nên dùng nền và chữ có màu sắc tương phản nhau rõ rệt để dễ theo dõi. Ví dụ: Màu chữ sáng trên nền tối (như chữ trắng, vàng nhạt trên nền xanh sẫm, đen) hay chữ tối trên nền sáng (như chữ đen, xanh sẫm trên nền trắng).
– Cấu trúc slide:
– Slide đầu tiên và cuối cùng: Bài thuyết trình dĩ nhiên bắt đầu bằng slide đầu tiên, thường là slide đầu đề. Trong slide này cần có 3 thông tin quan trọng nhất là:
1) Đầu đề bài thuyết trình/ bài giảng;
2) Tác giả (và nơi làm việc);
3) Tên, ngày (và địa điểm) hội nghị, hội thảo, giảng bài.
Tiêu đề thường sử dụng cỡ chữ 40 trở lên để dễ theo dõi. Có thể dùng hình nền đặc sắc để làm cho slide sinh động hơn (như hình ảnh liên quan đến đơn vị hay chủ đề bài trình bày).
Trong slide cuối cùng cần có lời cảm ơn người nghe, người cộng tác, cảm ơn cơ quan tài trợ (nếu có).
+ Các slide nội dung:
Một trong những lỗi phổ biến nhất khi soạn slide là tác giả đưa quá nhiều chữ vào trong một slide. Điều này có thể do người soạn thảo cắt cả đoạn văn từ Word và dán vào slide, cũng có thể do sợ “không thuộc bài”, nên viết hết cả đoạn văn trên slide như là một văn bản.
Một slide có quá nhiều chữ sẽ làm người nghe đọc chứ không nghe, khó theo dõi, và ý tưởng bị loãng.
Cách viết slide tốt nhất là cách viết ngắn gọn, không cần phải tuân theo các quy tắc văn phạm, không cần phải có một câu văn hoàn chỉnh, cố gắng viết ngắn, bỏ những chữ không cần thiết.
Theo quy tắc “bất thành văn” này thì các slide chỉ nên có tối đa khoảng 5 ý, mỗi ý không quá 2 dòng. Nói chung, chỉ nên đưa lên slide những gì cần thiết nhất. Nếu có thể, cố gắng dùng biểu đồ và hình ảnh thay vì dùng chữ.
7.3. CHUẨN BỊ TRƯỚC NGÀY THUYẾT TRÌNH
7.3.1. Địa điểm
Nếu xác định được số lượng người tham gia, có thể dễ dàng lựa chọn địa điểm phù hợp. Bên cạnh đó, cần chọn địa điểm phù hợp với nội dung thuyết trình. Trước buổi thuyết trình cần chú ý sắp xếp, bố trí nội thất, khung cảnh.
Nếu địa điểm đã được ban tổ chức chọn sẵn: Người thuyết trình cần đến khảo sát xem đường đi, không gian phòng, trang thiết bị,… để có sự chuẩn bị. Có thể tập nói trước ở địa điểm đã chọn.
7.3.2. Phương tiện hỗ trợ
Các phương tiện hỗ trợ là không thể thiếu trong quá trình thuyết trình trước đám đông.
Cần kiểm tra để đảm bảo:
– Các thiết bị phải tương thích với nhau.
– Các thiết bị phải tương thích với không gian và thời gian của buổi thuyết trình.
Một số phương tiện hỗ trợ thường dùng bao gồm:
– Bảng trắng:
+ Kiểm tra bút viết bảng;
+ Khăn lau bảng, tránh dùng giấy để lau;
+ Chữ viết rõ ràng, đủ lớn để mọi khán giả nhìn thấy.
– Máy chiếu (Projector): Một số điểm cần lưu ý khi sử dụng máy chiếu bao gồm:
+ Tìm hiểu cách sử dụng, kiểm tra máy và các công cụ phụ trợ (nếu có), sự tương thích, kết nối điện và đầu dây nối với máy tính trước khi thuyết trình.
+ Điều chỉnh độ nét và kích thước của hình ảnh cho phù hợp với màn hình (focus và zoom).
+ Sử dụng remote để điều khiển slides từ xa.
+ Tránh đi qua trước ống kính máy chiếu.
7.3.3. Luyện tập
Việc chuẩn bị, luyện tập trước ngày thuyết trình là rất cần thiết.
– Cần hoàn thành sớm việc soạn bài thuyết trình để có thời gian luyện tập và nắm vững bài thuyết trình.
– Nên in bài thuyết trình trên giấy để tập luyện.
– Nếu cần nên nói trước gương xem chỗ nào cần sửa chữa lại.
– Có thể thử trước một vài người thân, bạn bè để lắng nghe phản hồi và rút kinh nghiệm.
– Nếu có thể, sử dụng máy ghi âm, ghi hình lại các buổi tập; xem, nghe lại để có thể chỉnh sửa nếu cần thiết. Đây là cách luyện tập tốt nhất.
– Nếu có giới hạn về mặt thời gian, nên chắc chắn bài thuyết trình của mình ở trong vòng thời gian quy định. Nếu bài nói dài hơn hạn định, cần rút gọn lại.
– Nếu cần sử dụng thiết bị hỗ trợ cho bài thuyết trình, nên dành thời gian để thực tập, làm quen với chúng.
7.4. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH
7.4.1. Kiểm soát tâm lý
Cần dẹp bỏ sự lo lắng bằng cách:
– Chuẩn bị kỹ: Một trong những nguyên nhân chính gây sợ hãi là thiếu sự chuẩn bị. Phần sau của tập tài liệu này sẽ cho bạn biết những kỹ năng rất đơn giản cần thiết cho công tác chuẩn bị một buổi thuyết trình. Bởi vì, việc chuẩn bị trước một cách kỹ lưỡng sẽ giúp bạn có thêm tự tin và giúp buổi thuyết trình thành công hơn.
– Thở sâu: Khi các cơ bắp của bạn bị căng ra và bạn cảm thấy hồi hộp, có thể bạn thở chưa đủ sâu. Điều đầu tiên cần phải làm đó là thả lỏng, chân duỗi thẳng, thư giãn, hít thở thật sâu một vài lần và tưởng tượng mình đã kết thúc bài thuyết trình thành công.
– Thư giãn: Truớc khi thuyết trình, hãy thực hiện vài động tác để thư giãn, giảm căng thẳng. Những cử động như thể dục nhẹ ở các phần cơ thể, đi lui tới nhẹ nhàng, hát thì thầm, bắt chuyện với mọi người,… cũng góp phần làm giảm căng thẳng.
7.4.2. Phong cách thuyết trình
– Sôi nổi và nhiệt tình:
+ Thái độ nhiệt tình, sôi nổi khi thuyết trình sẽ đem lại kết quả tốt. Nhiệt tình chiếm khoảng 80 – 90% sự thành công của việc trình bày một bài nói chuyện.
+ Người thuyết trình cần tỏ ra hào hứng, tự tin với điều đang nói, nắm vững điều đang thuyết trình. Nếu không tỏ ra nhiệt tình với bài nói của mình thì người nghe khó có thể hứng thú và nồng nhiệt để đón nhận.
+ Nếu cần, thì tìm một vài điểm quan trọng để nhấn mạnh 2, 3 lần. Với giọng biểu cảm và cử chỉ sinh động, người thuyết trình sẽ trở nên tự tin và thuyết phục khán giả hơn.
Hình 7. 6. Sôi nổi và nhiệt tình khi nghe người khác diễn đạt thông tin
Kiểm soát âm lượng, tốc độ:
+ Cần phải nói lớn, rõ ràng để người nghe có thể nghe được điều cần truyền đạt. Âm lượng lớn tạo cho người thuyết trình có thêm sự tự tin, nhất là trong hội trường lớn.
+ Có thể kiểm chứng âm lượng bằng cách nhìn xuống những hàng ghế phía sau hội trường xem có ai có biểu hiện khó nghe hay không; nếu có, thì cần phải điều chỉnh âm lượng.
+ Trong một bài nói chuyện, đôi khi người thuyết trình cũng nên dừng lại, im lặng một vài giây để tạo hiệu ứng: Sự im lặng có thể làm cho mọi người phải chú ý hơn, lôi cuốn khán giả chờ đón thông tin đặc biệt gì đó tiếp theo sau.
+ Không nên nói quá nhanh vì khi nói với tốc độ nhanh, người nghe khó nắm bắt, hay có thể sẽ bỏ lỡ hoặc bị quên đi những điều đang đề cập đến. Nếu diễn đạt những ý tưởng phức tạp, nên dành một thời gian để người nghe nắm bắt và hiểu được vấn đề.
+ Ngược lại, nếu nói một cách quá chậm rãi thì có thể sẽ khiến cho người nghe cảm thấy chán, buồn ngủ.
– Tránh đọc, nói đều đều:
+ Khi thuyết trình, không nên đọc theo tài liệu viết sẵn trên giấy, cũng không nên nhìn vào slide và đọc vì người nghe sẽ tự làm điều đó.
+ Nếu đọc những gì trên slide hay trên giấy, thì người thuyết trình sẽ không chỉ khiến buổi thuyết trình nhàm chán mà còn có thể bị coi là không tôn trọng người nghe. Trong trường hợp bạn có một bài phát biểu dài, chỉ nên đọc các trích dẫn, số liệu phức tạp.
+ Khi thuyết trình điều quan trọng là cần nói có biểu cảm. Nói đều đều, đơn điệu sẽ làm người nghe cảm thấy nhàm chán, buồn ngủ. Tránh nói “ậm”, “ự”… Điều này có thể làm người nghe cảm nhận rằng, người thuyết trình có vẻ không chắc chắn lắm vào vấn đề đang nói, người nghe có thể cảm thấy khó hiểu và giảm tin tưởng lắm những điều đang được nghe trình bày.
– Ngôn từ, ngôn ngữ cơ thể thích hợp: Sử dụng ngôn từ thích hợp rất quan trọng đối với thuyết trình. Ngôn từ chính xác, rõ ràng, ngắn gọn. Ngoài ngôn từ cần chú ý đến ngôn ngữ cơ thể như:
+ Nét mặt: Giữ nét mặt thân thiện, cởi mở. Kể cả khi căng thẳng, nhờ nụ cười mà khán giả có thể sẽ đánh giá cao thái độ tích cực của người thuyết trình, và họ sẽ cảm thấy thư giãn hơn. Đừng quá nghiêm trọng hay cứng nhắc từ đầu đến cuối buổi.
+ Điệu bộ: Giữ điệu bộ một cách tự nhiên, tránh những cử chỉ lặp lại. Dùng cử chỉ, như tay để nhấn mạnh các điểm chính và thu hút sự chú ý nơi khán giả.
+ Cách đi đứng: Một dáng điệu và sự di chuyển tốt sẽ truyền tải được sự tự tin, chuyên nghiệp, đáng tin cậy ở chính bạn. Không nên di chuyển quá nhanh hoặc quá chậm gây ấn tượng phản cảm cho người nghe. Cần chú ý tránh vấp té trong lúc di chuyển khi thuyết trình, vì điều đó sẽ làm cho sự tin cậy của khán giả đối với bạn giảm đi.
+ Giao tiếp bằng mắt: Giao tiếp bằng mắt cũng là một phần quan trọng trong cách thuyết trình. Sử dụng mắt trong khi thuyết trình là một động tác quan trọng trong việc chuyển tải thông tin đến người nghe. Thật vậy, đôi khi chỉ cần một cái nhìn cũng đủ nói lên một câu chuyện hay một ý tưởng. Cần phải duy trì sự giao tiếp bằng mắt với khán giả để tăng sự tin cậy, tăng sự thích thú, tập trung nơi khán giả, và bạn cũng có thể nhận ra được sự phản hồi ngầm từ khán giả đối với bài thuyết trình của mình.
– Ngoại hình người thuyết trình: Các nghiên cứu cho thấy rằng: Người thuyết trình chỉ có khoảng vài chục giây ban đầu để tạo cho người nghe ấn tượng tốt về mình. Trên 90% ấn tượng đầu tiên đó được tạo sự giao tiếp không lời như: Cách chúng ta nói, vẻ bề ngoài và điệu bộ. Vì thế, để có được vẻ bề ngoài ấn tượng, người thuyết trình phải cần có sự chuẩn bị chu đáo. Cần chú ý đến các yếu tố như:
+ Tóc: Tóc phải được cắt gọn gàng, có thể sử dụng một ít gel để giữ dáng cho tóc. Với nữ cần chú ý kẹp tóc, cài tóc; cần cẩn trọng trong các buổi thuyết trình dài, trong điều kiện khí hậu nóng: Tóc có thể bị rối và xõa xuống, điều này sẽ gây ra ấn tượng không tốt.
+ Trang phục: Hãy chọn trang phục phù hợp với tính chất và nội dung buổi thuyết trình. Tránh những trang phục quá trang trọng, quá xuề xòa so với tính chất buổi thuyết trình. Hãy chọn bộ trang phục thoải mái, đừng quá chật, khó cử động. Một bộ trang phục vừa hoặc hơi rộng chút ít sẽ làm người thuyết trình thoải mái và tự tin khi di chuyển.
Hình 7. 7. Trang phục – Một yếu tố quan trọng
Ngoài ra, màu trang phục còn phải hợp với màu da cũng như màu sắc không gian nơi thuyết trình. Với vóc dáng bé nhỏ, thì các bộ trang phục sáng màu sẽ giúp người nói nổi bật hơn trước đám đông khán giả. Cũng cần chú ý đánh bóng đôi giày để tạo sự chỉnh chu, lịch sự và chứng tỏ bạn tôn trọng khán giả.
7.4.3. Kiểm soát bài thuyết trình
Người thuyết trình nên thường xuyên nhìn xuống khán giả, giao tiếp bằng mắt với họ, như là đang nói chuyện với họ. Nhìn vào khán giả tạo hiệu quả là bản thân đang nói chuyện với người nghe (chứ không phải nói chuyện với slides). Điều này có nghĩa là tránh nhìn vào slide quá nhiều, cần nắm vấn đề qua slide, sau đó nên quay lại nhìn người nghe để nói. Điều đó, sẽ giúp người thuyết trình tiếp nhận phản hồi về thái độ người nghe, để điều chỉnh, kiểm soát nội dung đang trình bày đã phù hợp chưa, thay đổi, hiệu chỉnh nếu cần thiết.
Cần kiểm soát thời gian, nội dung bài thuyết trình, tránh nói quá giờ. Nói quá giờ là một “bệnh” khá phổ biến. Cần tránh lối nói lan man, bình luận lạc đề, hay sa đà vào nội dung không liên quan đến slide đang trình chiếu. Việc nói quá giờ có thể làm bài bị loãng, giảm hiệu quả; đồng thời có thể làm ảnh hưởng đến chương trình chung, gây khó khăn cho người tiếp theo cũng như cho ban tổ chức.
7.5. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH BẰNG TIẾNG ANH
Để tăng hiệu quả khi thuyết trình bằng tiếng Anh (hay một ngoại ngữ khác), cần phải chuẩn bị và luyện tập công phu hơn nhiều so với khi trình bày bằng tiếng Việt.
Việc thuyết trình khi đó đòi hỏi bạn phải sử dụng từ ngữ chính xác, phát âm đúng và cách diễn giải dễ hiểu, cần “chậm mà chắc hơn nhanh mà đoản”. Khi thuyết trình bằng tiếng Anh, cần làm cho bài thuyết trình có bố cục rõ ràng, dẫn dắt hợp lý. Để một bài thuyết trình bằng tiếng Anh thành công, ngoài việc kỹ năng nói tiếng Anh tốt, cần có được các kỹ năng khác đi kèm như: kỹ năng sử dụng ngôn ngữ cơ thể để tác động với người khác, kỹ năng dẫn dắt câu chuyện, kỹ năng đúc kết vấn đề…
Một trong những cách hiệu quả nhất để tăng hiệu quả khi diễn đạt bằng tiếng Anh là: Cần chuẩn bị một số mẫu câu, một số cấu trúc bằng tiếng Anh để sử dụng, làm bài nói sinh động, hấp dẫn hơn. Cụ thể, với các phần có thể áp dụng như sau:
7.5.1. Phần mở đầu
– Tự giới thiệu bản thân:
+ Good morning, ladies and gentlemen (Chào [buổi sáng] quý ông bà).
+ Good afternoon, everybody (Chào [buổi chiều] mọi người.)
+ May I introduce myself; my name is,… member of group A (Tôi tự giới thiệu, tên tôi là,… thành viên của nhóm A.)
– Giới thiệu chủ đề:
+ Today, I am here to present to you about [topic]… (Tôi ở đây hôm nay để thuyết trình với quý vị về [chủ đề]…).
+ I am delighted to be here today to tell you about… (Tôi rất vui được có mặt ở đây hôm nay để kể cho các bạn về…).
7.5.2. Phần nội dung chính
– Giới thiệu cấu trúc:
+ My presentation is divided into n parts.
+ I’ll start with / Firstly, I will talk about / I’ll begin with (Tôi sẽ bắt đầu với/ Đầu tiên, tôi sẽ nói về/ Tôi sẽ mở đầu với).
+ Next,… (Tiếp theo).
+ And finally… (Và cuối cùng).
– Sắp xếp các phần bài:
+ Firstly,… secondly,… thirdly,… lastly… (Đầu tiên,… thứ hai, … thứ ba,… cuối cùng…).
+ First of all,… then,… next,… after that,… finally… (Trước hết,… sau đó,… tiếp theo,… sau đó,… cuối cùng… ).
+ To start with,… then,… to finish up… (Bắt đầu với,… sau đó,… và để kết thúc…).
– Kết thúc một phần trong bài thuyết trình:
+ Well, I’ve told you about… (Vâng, tôi vừa thuyết trình với quý vị về phần…).
+ That’s all I have to say about… (Đó là tất cả những gì tôi phải nói về phần…).
+ We’ve looked at… (Chúng ta vừa xem qua phần …).
Bắt đầu một phần khác:
+ Now, we’ll move on to… (Giờ chúng ta sẽ tiếp tục đến với phần…).
+ Let’s look now at… (Chúng ta cùng nhìn vào phần…).
+ Next… (Tiếp theo…).
+ Let me turn now to… (Để tôi chuyển tới phần…).
7.5.3. Phần kết luận
– Kết thúc bài thuyết trình:
+ I’d like to conclude by… (Tôi muốn kết luận lại bằng cách…).
+ Now, just to summarize, let’s quickly look at the main points again (Bây giờ, để tóm tắt lại, chúng ta cùng nhìn lướt lại các ý chính một lần nữa.).
+ That brings us to the end of my presentation. (Đó là phần kết thúc của bài thuyết trình của tôi.).
– Cảm ơn khán giả sau bài thuyết trình:
+ Thank you for listening/for your attention. (Cảm ơn bạn đã lắng nghe/tập trung).
+ Many thanks for your attention (Cảm ơn rất nhiều vì sự chú ý của bạn).
+ May I thank you all for being such an attentive audience. (Cảm ơn các bạn rất nhiều vì đã rất tập trung).
Bài sau: Kỹ năng làm việc nhóm
Xem toàn bộ các chương tại đây
…………………………………
KỸ NĂNG MỀM – CHÌA KHÓA ĐỂ THÀNH CÔNG (Sách – Giáo trình)
Công ty VINABOOK hân hạnh tài trợ chương trình này. Giá bìa: 160.000 VNĐ – Hotline: 0938090115
