CHƯƠNG 6: KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN

”Anh có thể trì hoãn, nhưng thời gian thì không.” (You may delay, but time will not.) _ Benjamin Franklin

Bài trước: Kỹ năng thiết lập mục tiêu

6.1. KHÁI QUÁT

6.1.1. Khái niệm

“Thời giờ là vàng bạc”. Nhưng nếu suy xét kỹ, ở một góc độ nào đó, thời gian còn quý giá hơn tiền bạc, vì tiền bạc mất đi có thể kiếm lại được, nhưng thời gian một khi đã mất đi thì không thể tìm lại được.

Người ta thường đưa ra những hình ảnh ví von để cảm nhận giá trị của các khoảnh khắc thời gian như sau:

– Để nhận ra giá trị của một năm: Hãy hỏi một sinh viên thi rớt kỳ thi tốt nghiệp;

– Để nhận ra giá trị của một tháng: Hãy hỏi một người mẹ mới sinh con thiếu tháng;

– Để nhận ra giá trị của một tuần: Hãy hỏi Tổng biên tập của một tờ tuần báo;

– Để nhận ra giá trị của một giờ: Hãy hỏi những người yêu nhau đang chờ để được gặp nhau;

– Để nhận ra giá trị của một phút: Hãy hỏi người vừa lỡ chuyến tàu tốc hành;

– Để nhận ra giá trị của một giây: Hãy hỏi người vừa thoát khỏi một vụ tai nạn;

– Để nhận ra giá trị của một phần mười giây: Hãy hỏi người vừa phải nhận chiếc huy chương bạc môn chạy 100m tại Thế vận hội.

Nhưng thật ra, nhiều người chưa bao giờ dành thời gian để suy nghĩ một cách nghiêm túc về cách thức sử dụng thời gian của bản thân sao cho tốt hơn. Người ta thường làm việc theo những kiểu nhất định, theo thói quen, và tự bằng lòng với cách xử lý thường nhật, để mọi việc diễn ra như cách thức vốn có.

Có thể chắc chắn một điều là nếu không quản lý và kiểm soát được thời gian của bản thân, thì sẽ gặp khó khăn hơn trong việc kiểm soát và quản lý những thứ khác.

Nhưng quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian có nghĩa là kiểm soát tốt hơn cách thức sử dụng thời gian và đưa ra những quyết định tốt hơn về cách sử dụng nó.

Chính vì vậy, cần phải thử xem xét lại, từ trước đến nay quỹ thời gian của chúng ta biến đi đâu? Phải chăng lâu nay chúng ta vẫn nuôi dưỡng những thói quen lãng phí thời gian? Vậy thì đã đến lúc chúng ta cần phải quản lý và sử dụng vốn liếng thời gian một cách kỹ lưỡng, bài bản, nhằm mang lại lợi ích nhiều nhất, hiệu quả cao nhất. Cần tạo lập những thói quen mới để quản lý và sử dụng một cách tối ưu quỹ thời gian của bản thân.

Thời gian không chờ đợi ai. Hãy trân trọng mỗi phút giây ta có!

6.1.2. Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian

Đặc trưng của thời đại ngày nay là nhịp sống, nhịp làm việc đều diễn ra hết sức khẩn trương. Mọi người thường cảm giác mình có rất ít thời gian.

Vậy hãy tự xem lại: Lâu nay, cá nhân có quản lý quỹ thời gian của bản thân mình không? Làm chủ quỹ thời gian của đời mình chính là lựa chọn một cách sống có ý thức, luôn biết mình làm những gì, và lý do tại sao mình làm những việc đó. Thời gian chính là cuộc sống của bản thân. Quản lý thời gian sẽ giúp mỗi người luôn ý thức và làm chủ bản thân, luôn biết và kiểm soát được hiện tại mình.

Quản lý thời gian hiệu quả sẽ mang lại nhiều lợi ích như:

– Làm cho cuộc sống dễ dàng hơn;

– Giảm được áp lực trong công việc và cuộc sống vì quá tải;

– Tăng hiệu quả công việc, làm được nhiều việc hơn với lượng thời gian ít hơn;

– Tăng niềm vui trong công việc, nâng cao tính tích cực của bản thân;

– Tăng năng suất kết quả tối đa trong công việc với nỗ lực tối thiểu;

– Biết tập trung vào những nhiệm vụ ưu tiên của công việc;

– Cảm nhận được ý nghĩa của công việc;

– Tăng quỹ thời gian riêng tư cho bản thân và gia đình, người thân.

– Nâng cao chất lượng cuộc sống bản thân.

6.2. HIỆU QUẢ SỬ DỤNG THỜI GIAN

6.2.1. Các chỉ báo về hiệu quả sử dụng thời gian

Có nhiều chỉ báo để mỗi cá nhân có thể tự kiểm tra lại hiệu quả sử dụng thời gian của bản thân. Cụ thể như:

• Chỉ báo 1: Dành nhiều thời gian quá mức cần thiết để giải trí.

Cụ thể như dành quá nhiều thời gian làm những việc như: chơi game, xem ti vi, lướt internet, facebook… Hãy đặt câu hỏi: Việc tiêu tốn thời gian đó có thực sự hữu ích, cần thiết? Nó có đang mang đến cuộc sống tốt hơn? Nó có đặt nền tảng để hướng đến tương lai tốt đẹp hơn? Nếu không, cần đánh giá lại các thói quen của bản thân và lên kế hoạch tự thay đổi.

• Chỉ báo 2: Cảm thấy mệt mỏi, hay than phiền.

Nhiều người thường cảm thấy cuộc sống của họ khá mệt mỏi, và họ không ngừng than phiền về công việc, về lương, về bạn bè, về người hàng xóm… Nếu vậy, tức là họ đang phí phạm sức lực cùng năng lượng cho sự tiêu cực. Sự tiêu cực không thể thay đổi điều gì cả. Hãy thay đổi suy nghĩ, nói về những gì tích cực thay vì phàn nàn về những điều không thích.

• Chỉ báo 3: Không liên tục học hỏi.

Nếu không liên tục tự đào tạo mình, bản thân sẽ trở nên lạc hậu, trì trệ. Nếu không giữ cho đầu óc hoạt động và học những điều mới, để cho những thử thách tích cực trong cuộc sống sẽ khai phá tiềm năng trí lực, thì nó có thể bị thui chột.

• Chỉ báo 4: Tự cho mình yếu kém.

Tự nhận xét bản thân có thể làm cho cuộc sống của người đó tuyệt vời hơn hoặc phá hủy nó. Henry Ford đã nói: “Bạn nghĩ bạn có thể, bạn sẽ làm được. Nếu nghĩ ngược lại, bạn vẫn đúng, bạn sẽ chẳng thể làm được gì nếu nghĩ là mình không thể.” Nếu bạn nghĩ mình không đủ thông minh để được thăng chức, không đủ giỏi để tự kinh doanh, bạn đúng. Nếu nói bản thân quá kiệt sức và mệt mỏi để thay đổi cuộc sống, bạn cũng đúng. Điều gì bạn nói với chính mình, chúng sẽ trở thành sự thật. Vì vậy, hãy lưu tâm thật kỹ những gì bạn tự nói với mình, vì bạn sẽ thấy rằng cuộc sống của bạn sẽ tương xứng với những gì bạn suy nghĩ.

• Chỉ báo 5: Cảm thấy bản thân không có đam mê.

Hãy tự hỏi bản thân có say mê làm bất cứ việc gì không? Rất nhiều người tự nghĩ họ chẳng có đam mê. (Nhưng đó chỉ là ngụy biện. Phải có một vài điều gì đó mà bản thân mỗi người thực sự thích làm. Cần phải tự khám phá bản thân để xác định những điều đó, và sau đó hãy tập trung thực hiện nó).

Hình 6. 1. Sống và làm việc cần có đam mê

• • Chỉ báo 6: Thiếu kế hoạch cho tương lai.

  Nếu không có mục tiêu hoặc một kế hoạch cho tương lai, người ta sẽ giống như một con thuyền lênh đênh không định hướng giữa đại dương và hy vọng rằng nó sẽ trôi đến một bến bờ mơ ước nào đó.

  Cần có “thực đơn” cho những người muốn đạt thành công trong cuộc đời: Xác định được cái đích mà bạn muốn đến. Hãy xây dựng hình ảnh của mình trong tương lai (ví dụ trong 10- 20 năm nữa). Hãy ước muốn, hy vọng và đặt ra các mục đích sống để nuôi thêm sức mạnh. Đặt ra các mục tiêu và hoạt động, các bước đi để đạt các mục tiêu đó. Điều đó, giống như là một GPS (hệ thống định vị toàn cầu) hướng bản thân đến điểm đích.

  • Chỉ báo 7: Dành quá nhiều thời gian với những người không góp phần vào sự phát triển của bản thân.

  “Hãy cho biết bạn của bạn là ai, tôi sẽ nói bạn sẽ trở thành người như thế nào”. Nếu xung quanh bạn là những người không làm cho bạn cảm thấy mình là người tốt hơn, thì chính họ là người làm giảm sức sống của bạn, làm giảm năng lượng tích cực của bản thân. Thay vào đó, hãy tìm những người bạn luôn có định hướng mục tiêu.

  – Chỉ báo 8: Nghiện smartphone/internet.

  Smartphone/internet với những ứng dụng hấp dẫn có thể làm người ta mê muội khi sử dụng. Mặc dù có được chút niềm vui khi dùng nó, nhưng hãy nghĩ về lượng thời gian phải tiêu tốn với chúng. Tệ hơn nữa, hãy nghĩ về những ảnh hưởng của chúng đến các mối quan hệ. Ví dụ như: Nhiều người vừa nhắn tin hoặc tìm kiếm trên mạng khi vừa ăn tối với người thân. Nếu điều đó xảy ra: Người ta đang đánh mất thời gian ý nghĩa với hạnh phúc đích thực cùng những người thân thương. Nói cách khác: Nó làm giảm chất lượng thời gian chúng ta đang có.

Hình 6. 2. Smartphone có thể “giảm chất lượng” thời gian

• • Chỉ báo 9: Không ngủ, thư giãn đủ.

  Giấc ngủ, cũng như sự thư giãn, giải trí có ý nghĩa rất quan trọng đối với việc làm việc hiệu quả. Nếu quá bận rộn đến nỗi không ngủ đủ giấc, hoặc thường xuyên thức dậy muộn và có quá ít thời gian cho các hoạt động thư giãn, tái tạo sinh lực, hãy nghiêm túc xem xét, đánh giá lại thói quen của bản thân.

  Hình 6. 2. Smartphone có thể “giảm chất lượng” thời gian

  • Chỉ báo 10: Không chăm sóc sức khỏe đúng mức.

  Không chỉ là ngủ đủ, thư giãn đúng mức, mà còn phải lưu ý đến vấn đề ăn uống và luyện tập sức khỏe. Ăn uống điều độ, luyện tập đều đặn sẽ tác động đến hệ thần kinh và sẽ ảnh hưởng đến hạnh phúc của mỗi cá nhân. Có thể một vài điều chỉnh nhỏ cũng thay đổi được cuộc sống của ta rất nhiều.

  • Chỉ báo 11: Cuộc sống hiện tại không đem lại cảm giác thích thú.

  Hãy tự đánh giá bản thân có cảm thấy hạnh phúc không? Vì một trong những cách đo lường độ thành công đó là xem xét mức độ hạnh phúc. Nếu không, cần phải điều chỉnh điều gì đó! Ngay cả khi bạn thấy mãn nguyện hoặc hài lòng, thực tế không hẳn rằng bạn đang sống cuộc sống trọn vẹn. Hãy cố gắng thay đổi. Nhưng trước tiên, hãy vứt bỏ ngay ý kiến là bạn không thể thực hiện nó. Thay đổi suy nghĩ – thay đổi cuộc đời.

  6.2.2. Nguyên nhân của việc sử dụng thời gian chưa hiệu quả

  Khi thật sự sử dụng hiệu quả thời gian, những căng thẳng áp lực sẽ giảm bớt và hiệu suất công việc chắc chắn được cải thiện. Tuy nhiên, việc sử dụng thời gian hợp lý thường gặp phải những khó khăn, trở ngại. Có nhiều nguyên nhân dẫn đến việc sử dụng thời gian thiếu hiệu quả, có thể dẫn nêu ra một số nguyên nhân như sau:

  – Không xác định rõ mục tiêu: Xác định mục tiêu rất quan trọng trong việc quản lý thời gian hiệu quả, vì những mục tiêu giúp ta định hướng rõ ràng, nó như chiếc la bàn chỉ hướng. Khi đã biết rõ nơi muốn đến, ta có thể chủ động cho những việc cần ưu tiên. Việc xác lập mục tiêu cũng giúp ta quyết định đâu là việc đáng ưu tiên để dành thời gian, và đâu là những việc gây lãng phí.

Hình 6. 3. Hãy sử dụng quỹ thời gian một cách hợp lý

Việc thiết lập mục tiêu nên theo quy tắc SMART như đã đề cập ở chương trước.

– Không lên danh sách những việc cần làm: Cần sử dụng một Danh sách việc cần làm (To – Do List hay Check List) để kiểm soát công việc, tránh việc quên không làm một việc quan trọng nào đó. Để lập danh sách những việc cần làm, hãy viết ra tất cả những việc cần phải hoàn tất trong ngày. Đối với những công việc, dự án có khối lượng công việc lớn, hãy chia nhỏ theo từng giai đoạn. Danh sách càng chi tiết, sẽ càng dễ quản lý, không bỏ sót việc và giúp làm giảm áp lực với những công việc lớn.

– Không dành quyền ưu tiên: Sau khi đã có danh sách, nên phân chia mức độ ưu tiên (ví dụ sắp xếp theo mức độ A, B, C, D: ghi chú A cho những việc có độ ưu tiên cao, còn D cho những việc không cần nhiều ưu tiên). Đó chính là chìa khóa để sử dụng To – Do List hiệu quả.

Đôi lúc, thật khó để quyết định nên ưu tiên việc nào, nhất là khi phải đương đầu với hàng loạt công việc cùng một lúc và việc nào cũng gấp. Quản lý thời gian hiệu quả đồng nghĩa với việc dành thời gian cho những việc thật sự quan trọng chứ không chỉ đơn thuần là cấp bách. Hiểu rõ sự khác biệt giữa quan việc quan trọng và việc cấp bách sẽ giúp xác định được việc nào cần ưu tiên:

+ Những việc quan trọng đem đến những kết quả giúp bạn đạt được mục tiêu của mình.

+ Những việc cấp bách đòi hỏi sự lưu tâm tức thời và thường đi kèm với việc đạt được mục tiêu của một ai đó khác.

• Thiếu sự kiểm soát những yếu tố gây xao lãng: Sự phân tâm có thể làm tiêu tốn vài giờ đồng hồ mỗi ngày. Đó có thể là mói chuyện phiếm qua điện thoại, facebook, chat, tán gẫu…

Cần hạn chế, kiểm soát những yếu tố gây xao lãng đó. Ví dụ, hãy cương quyết tắt các cửa sổ chat, facebook,… khi cần tập trung. Hãy biết nói không, từ chối với ai đó đang làm ta xao lãng. Cần học cách nâng cao khả năng tập trung, bắt đầu bằng một bữa sáng đầy đủ dinh dưỡng và uống thật nhiều nước trong ngày, đừng ôm đồm quá nhiều việc một lúc, một chút âm nhạc (nhất là nhạc không lời) có thể giúp tăng sự tập trung.

– Ôm đồm quá nhiều việc: Chính là một trong những điều làm giảm hiệu suất làm việc, stress, khủng hoảng tinh thần. Trước khi nhận thêm một công việc, hãy tự đặt cho mình một vài câu hỏi quan trọng sau:

+ Yêu cầu công việc có phù hợp với mục tiêu và mục đích làm việc của tôi không?

+ Tôi có phải là người phù hợp để giải quyết làm tốt việc này không?

+ Tôi có còn quỹ thời gian để làm việc này không?

Nếu câu trả lời là “không” cho 3 câu hỏi nào nêu trên, tốt nhất cũng nên nói “không” với công việc ấy. Mặt khác, 3 câu hỏi trên sẽ giúp bạn đưa ra lý do hợp lý để từ chối.

Bên cạnh đó, với các việc cụ thể, cần tốt nhất tập trung giải quyết dứt điểm từng việc một. Điều đó sẽ làm cho việc sử dụng thời gian hiệu quả hơn với chất lượng công việc tốt hơn.

• Không dành vài phút giải lao: Không nên nghĩ rằng một người có thể làm việc tập trung liên tục 8 – 10 giờ đồng hồ không ngừng nghỉ. Thật ra, không ai có thể tập trung làm việc với năng suất cao mà không dành cho bộ não của mình đôi chút thời gian để nghỉ ngơi và nạp năng lượng.

Vì vậy, cần phải có những phút giải lao và đừng cho đó là sự “lãng phí thời gian”. Khoảng thời gian giải lao đem lại cho não bộ một giai đoạn nghỉ ngơi quý giá, nhờ đó có thể tư duy sáng tạo hơn và làm việc hiệu quả hơn. Có thể đi dạo nhanh một vòng, nghe nhạc, dùng trà, cà phê, hay chỉ đơn giản là ngồi thư giãn tại bàn làm việc mà không làm gì cả. Hãy cố gắng thu xếp giải lao khoảng 5 phút sau mỗi 1 – 2 giờ làm việc…

6.3. PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ THỜI GIAN

6.3.1. Tổ chức nơi làm việc

– Cần sắp xếp nơi làm việc khoa học: Tránh sắp xếp chỗ ngồi làm việc mà người qua lại có thể nhìn thấy bạn làm bạn xao lãng, và phải đón tiếp các cuộc “viếng thăm” ngẫu nhiên không mong muốn, làm mất thời gian.

Sự gần gũi là một nhân tố rất thực tế quyết định tần số của tiếp xúc, thảo luận. Ngồi khác phòng gây trở ngại rất lớn cho tiếp xúc. Do đó, cần cân nhắc có nên bố trí các thành viên cùng bộ phận ngồi gần nhau để thuận lợi cho công việc vì có thể tiếp xúc thường xuyên hơn.

– Sắp xếp bàn làm việc: Cần tránh để bàn làm việc bừa bộn, đầy những tài liệu mà không được sắp xếp theo bất kỳ nguyên tắc nào, gây khó khăn khi tìm kiếm”. Để tránh tình trạng này, bàn làm việc nên được sắp xếp gọn gàng và ít tài liệu trên đó. Các thứ cần dùng, như văn phòng phẩm, cần phải đặt sao cho dễ lấy, dễ sử dụng. Một số điều có thể áp dụng bao gồm:

+ Tất cả các tài liệu giấy tờ gì mà không dính líu gần xa với vấn đề đang giải quyết thì hãy loại nó ngay ra khỏi bàn làm việc.

+ Hồ sơ nào mà mình chưa có điều kiện để giải quyết thì đừng để trên bàn. Cần sắp xếp theo thứ tự, cho vào kẹp hồ sơ, ngăn kéo, tủ.

+ Giải quyết xong một hồ sơ, nên chuyển nó đi ngay, xét lại một lần nữa những việc ưu tiên rồi bắt tay ngay vào việc quan trọng nhất tiếp theo.

– Trang trí nơi làm việc: Việc trang trí lại văn phòng sẽ thay đổi hẳn môi trường làm việc. Tạo không gian mới để có thể phát huy suy nghĩ và nâng cao sự sáng tạo, nhiệt tình làm việc. Để cho một cán bộ làm việc có hiệu quả, sự tập trung tư tưởng cũng cần thiết như việc dập tắt tiếng ồn chung quanh. Có thể tận dụng một gian phòng ít dùng đến thành một nơi yên tĩnh để nghiên cứu và đọc tài liệu. Nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu đưa những bộ phận nghiên cứu và phát triển của họ đến những vùng ngoại ô tương đối yên tĩnh, môi trường êm ả là điều kiện cần có cho công việc nghiên cứu.

• Sắp xếp lại tài liệu trong máy tính: Hãy thiết lập hệ thống thư mục lưu giữ tài liệu một cách hợp lý, thuận tiện trong việc nhanh chóng truy xuất khi cần. Tổ chức thư mục hợp lý sẽ giúp tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm. Nên phân chia nhỏ thành càng nhiều thư mục con càng tốt chứ không nên để hết tất cả các file vào một thư mục. Để dễ nhớ nên ghi lại các thư mục, các file tài liệu để dễ tìm hơn.

Hình 6. 4. Sử dụng thời gian hiệu quả là tiết kiệm chi phí

Sắp xếp mỗi cuối tuần: Cuối tuần, nên để ra khoảng 15 phút sắp xếp lại tài liệu để giúp bàn làm việc gọn gàng hơn. Hãy trả lời các câu hỏi sau: Tài liệu này có cần nữa không? Tài liệu này có đang dùng không? Tài liệu này có ích không?

Nếu câu trả lời là “không” thì có thể loại bỏ hoặc cho vào một “khu đệm” để lúc nào có thời gian thì sẽ phân loại, sử dụng tiếp hay quyết định vứt bỏ.

Bên cạnh đó, mỗi tuần cũng cần sắp xếp lại các thư mục, các file trong máy tính một lần.

6.3.2. Xác định các mục tiêu và thứ tự ưu tiên

Đầu tiên, cần phải xác định công việc nào là quan trọng, công việc nào có tính cấp bách. Tiếp theo, cần phải xác định xem công việc nào quan trọng có mức độ cao, công việc nào quan trọng có mức độ thấp. Công việc nào có tính rất cấp bách cần làm ngay, công việc nào có tính cấp bách có thể làm sau.

Trên cơ sở đó, phân chia các công việc hàng ngày theo thứ tự ưu tiên. Ví dụ như phân theo loại A, B, C:

+ Loại A: Công việc nên tập trung hoàn thành việc khó và công việc này rất gấp, cần hoàn thành mỗi ngày.

+ Loại B: Công việc hàng ngày phải giải quyết, công việc rất quan trọng nhưng có nhiều thời gian xử lý.

+ Loại C: Công việc nên làm khi có thời gian, công việc này không gấp và ít quan trọng hơn so với các công việc khác.

6.3.3. Xây dựng lịch trình công việc

Cần xây dựng lịch trình cho công việc. Đó có thể là:

– Lịch làm việc một tuần (lịch công tác tuần).

– Lịch làm việc hàng ngày: thường chỉ áp dụng cho cá nhân.

Để xây dựng lịch trình nên tiến hành theo các bước sau: Hãy viết ra giấy những mục tiêu công việc. Từ đó, xây dựng lịch trình thực hiện nó. Khi viết ra những mục tiêu công việc cũng chính là lúc bản thân khởi động niềm tin của mình mạnh mẽ hơn và tin tưởng sâu sắc rằng bạn có thể thực hiện được những mục tiêu đó. Những mục tiêu được viết ra làm tăng quyết tâm làm bất cứ điều gì cần thiết để đạt được chúng.

Trên cơ sở mục tiêu công việc, hãy viết một bản lịch trình để triển khai những công việc được viết ra. Đó là yếu tố hàng đầu cho việc thực hiện thành công.

Một lịch trình bắt đầu với việc viết ra một bản liệt kê những điều bạn sẽ làm. Sau đó, có thể thêm vào những điều nảy sinh.

Sau đó, sắp xếp những điều đã liệt kê đó theo ưu tiên và thứ tự. Xác định những mục nào trong bản liệt kê quan trọng nhất trong việc thực hiện mục tiêu của mình? Những mục nào bạn sẽ phải ưu tiên làm trước? Những mục nào sẽ làm khi đã hoàn hành các mục kia.

6.3.4. Đồ thị quản lý thời gian

Cần xây dựng đồ thị quản lý thời gian (còn gọi là ma trận thời gian) cho công việc. Ma trận thời gian là một trong các công cụ quản lý thời gian hết sức hiệu quả mà những người thành đạt thường sử dụng. Đây là công cụ mà Stephen Covey đưa ra trong quyển sách First Things First của mình. Ma trận này chia tất cả các công việc ra thành 4 nhóm trên cơ sở đánh giá 2 tính chất khẩn cấp và quan trọng của công việc:

– Như vậy sẽ có 4 loại công việc:

+ Công việc vừa khẩn cấp, vừa quan trọng;

+ Công việc không quan trọng, nhưng khẩn cấp;

+ Công việc khẩn cấp, nhưng không mấy quan trọng;

+ Công việc không khẩn cấp, cũng không mấy quan trọng.

Điều cốt lõi là chúng ta cần phải biết việc gì là quan trọng nhất, việc nào cần làm trước, việc nào cần làm sau, việc nào đem lại giá trị cao nhất.

Khẩn cấp (Urgent): Những hoạt động này yêu cầu sự chú ý ngay lập tức, nhưng thường liên kết với người khác hơn là vào mục tiêu của chúng ta.

Khẩn cấp và quan trọng (Urgent and Important): Các hoạt động trong lĩnh vực liên quan đến giao dịch với các vấn đề quan trọng khi chúng ta phát sinh và đáp ứng cam kết quan trọng. Đó là những việc như tiếp công dân theo lịch hẹn, thiết bị gặp sự cố,… Nếu vì bối rối, không am hiểu và sắc bén trong mọi tình huống thì có thể chúng ta phải mất khá nhiều thời gian để giải quyết. Giải quyết những công việc này thường khiến chúng ta tiêu tốn nhiều thời gian và dễ bị strees.

Quan trọng, nhưng không khẩn cấp (Important, but Not Urgent): Những thành công theo định hướng nhiệm vụ rất quan trọng để đạt được mục tiêu. Đây là những công việc chúng ta có thể dành nhiều thời gian và tâm trí để giải quyết nhằm đạt được hiệu quả cao. Đó là những kế hoạch trong tương lai gần như đổi mới hoạt động, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, điều hành tổ chức… Những công việc này xem ra không cần sự vội vàng, gấp gáp, chúng ta có thể thực hiện một cách thư thả nhưng phải cẩn thận trong từng khâu, phải dồn mọi cố gắng và nỗ lực. Tỉ mỉ chính là yếu tố đòi hỏi đầu tiên từ nhà quản lý. Tiếp theo là thời gian đầu tư vào công việc tương đối nhiều. Qua loa và đại khái thì không thể thành công.

Khẩn cấp nhưng không quan trọng (Urgen, but Not Important): Những việc vặt không phát triển đến những mục đích riêng của chúng ta. Đó là việc thông báo các văn bản ngày ngày, liệt kê những kế hoạch, tiếp nhận điện thoại… Những công việc này yêu cầu cần thực hiện nhanh chóng nhưng không mất quá nhiều thời gian và không thực sự quan trọng. Hãy trì hoãn chúng, cắt giảm chúng.

Không khẩn cấp và không quan trọng (Not Urgen And Not Important): Những gián đoạn tầm thường chỉ là sự phân tâm và nên tránh nếu có thể. Đó là việc không tham gia những cuộc họp ứng lương, cuộc họp dài và không có chủ đề chính. Đối với tính chất của các công việc này, điều đầu tiên người quản lý nên làm là đặt cho mình câu hỏi: “Nếu không làm nó thì liệu có vấn đề gì không?” Câu trả lời “Sẽ không phát sinh” thì có thể ung dung bỏ qua, để đỡ mất thời gian. Tuy nhiên, hãy cẩn thận để không mắc sai lầm trong đánh giá những thứ như thời gian dành cho gia đình và các hoạt động giải trí (tưởng như không quan trọng).

Hình 6. 5. Ma trận quản lý thời gian

Để áp dụng công cụ này có thể tiến hành các bước sau:

– Bước 1: Liệt kê tất cả các công việc cần làm.

– Bước 2: Phân loại các công việc thành 4 nhóm (dựa trên 2 tiêu chí khẩn cấp và quan trọng), đưa vào Ma trận quản lý thời gian.

– Bước 3: Sắp xếp thứ tự ưu tiên và mức độ thời gian hợp lý dành cho từng công việc.

Điểm trọng yếu trong việc sử dụng được Ma trận quản lý thời gian là sau khi đã phân loại các công việc vào đúng nhóm, cần kiên định để xử lý triệt để được từng việc theo đúng thứ tự ưu tiên của chúng.

Khi xử lý các loại công việc này cần lưu ý:

– Các công việc vừa khẩn vừa quan trọng (nhóm 1) đương nhiên sẽ được ưu tiên làm trước. Tuy nhiên, giải quyết các công việc ở nhóm 1 gây tổn hao rất nhiều tâm lực vì đó là những công việc căng thẳng, đầy khó khăn và sức ép.

– Thực tế cho thấy, nhóm công việc chiếm đại đa số thời gian không phải là những việc vừa khẩn vừa quan trọng mà là những việc quan trọng mà không khẩn cấp (nhóm 2). Khi biết xử lý tốt nhóm công việc này trước khi nó trở nên gấp rút thì số lượng công việc phát sinh ở nhóm 1 sẽ giảm hẳn đi.

Hơn nữa, việc xử lý các công việc quan trọng khi nó chưa trở nên khẩn cấp sẽ dễ dàng hơn nhiều so với lúc đã trở thành việc khẩn cấp. Với những người làm việc không hiệu quả, đa số thời gian của họ thường dành để giải quyết các công việc ở nhóm 3 và 4.

6.3.5. Các công cụ hỗ trợ khác

Có thể sử dụng thêm một số “công cụ” hay “gợi ý” để hỗ trợ việc quản lý thời gian hiệu quả hơn, ví dụ như:

– Luôn mang theo sổ tay: Hãy mang theo mình một cuốn sổ nhỏ để ghi chép. Dù đang ở đâu, đang đi đâu, ta không thể biết lúc nào mình sẽ nảy sinh ra những ý tưởng tuyệt vời hay những suy nghĩ sâu sắc. Với sổ ghi chép, ta sẽ lưu lại được những suy nghĩ của mình; để quá lâu mới viết ra thì có thể bị quên (có thể dùng thiết bị ghi âm kỹ thuật số).

– Viết mọi thứ ra giấy: Tránh việc cố gắng ghi nhớ quá nhiều thứ trong đầu dẫn đến quá tải. Sử dụng một danh sách để viết ra những việc cần làm là cách rất tốt để kiểm soát các kế hoạch và thời gian hiệu quả.

– Ghi nhật ký công việc: Dành thời gian để viết nhật ký công việc và viết ra tiến trình cho mỗi mục tiêu. Xem lại mục tiêu hàng ngày vào để chắc chắn tiến độ. Nên chọn cách viết nhật ký trên máy tính để tiện xem xét, kiểm soát, sửa đổi.

Hình 6. 6. Ghi nhật ký giúp quản lý thời gian tốt hơn

• Áp dụng quy tắc 80/20: Quy tắc 80/20 chỉ ra rằng: 20% khối lượng công việc sẽ chiếm 80% thời gian dành cho danh sách công việc. Một số công việc mang lại cho bạn nhiều hơn những việc khác. Cần ưu tiên và tập trung nhiều hơn vào những tỷ lệ phần trăm này.
  • Đánh giá lại về thời gian dành cho những hoạt động thường ngày: Đánh giá một cách thường xuyên về cách sử dụng thời gian hàng ngày là điều nên làm. Điều này sẽ giúp tối ưu hóa việc sử dụng quỹ thời gian.

  Xác định những thói quen xấu: Lập một danh sách những thói quen xấu đang lấy đi thời gian của bạn, phá hoại mục tiêu của bạn và làm cản trở thành công. Sau khi bạn thực hiện những thói quen đó một thời gian và thấy rằng chúng không phù hợp với hệ thống công việc. Nhớ rằng cách dễ dàng nhất để hạn chế một thói quen xấu, là thay thế nó bằng một thói quen tốt hơn.

  Đừng cầu toàn: Làm việc hiệu quả không nhất thiết có nghĩa phải làm hoàn hảo mọi việc. Đơn giản bởi vì quỹ thời gian có hạn, và có nhiều việc phải làm. Vì vậy, không nên nghĩ rằng phải luôn cần làm mọi thứ thực sự trọn vẹn. Hãy học cách phân biệt các công việc cần được làm tốt nhất và các công việc chỉ cần được làm.

  Hãy hoạt động/vận động: Một cơ thể luôn hoạt động sẽ giúp cho bộ não luôn nhanh nhạy. Tập thể dục hàng ngày sẽ giúp cải thiện khả năng làm việc của não bộ. Nếu không có nhiều thời gian, hãy dành khoảng 10 phút lúc nghỉ để thể dục mỗi ngày.

  Học cách thư giãn: Cần biết dành thời gian để thư giãn và thời gian riêng cho bản thân mình. Sau khi thư giãn, ta sẽ thấy rằng mình làm việc tốt hơn. Thời gian nghỉ ngơi sẽ giúp làm mới năng lượng của mình và bộ não được nghỉ ngơi; giúp nảy sinh nhiều ý tưởng mới.

  Nếu bộ não được nghỉ ngơi tốt, hiệu quả làm việc sẽ cao hơn. Hãy chắc chắn rằng giấc ngủ hàng đêm là đầy đủ. Khi quá mệt mỏi thì hầu như không thể làm việc tốt được.

  Luôn vui vẻ, lạc quan tích cực cũng sẽ giúp ta thấy thư giãn. Hãy dành thời gian đi cùng với bạn bè và những người thân. Điều đó sẽ giúp ta cảm thấy thoải mái, hài lòng hơn với cả cuộc sống và công việc.

Bài sau: Kỹ năng thuyết trình

Xem toàn bộ các chương tại đây

…………………………………

KỸ NĂNG MỀM – CHÌA KHÓA ĐỂ THÀNH CÔNG (Sách – Giáo trình)

Công ty VINABOOK hân hạnh tài trợ chương trình này. Giá bìa: 160.000 VNĐ – Hotline: 0938090115