CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ KỸ NĂNG MỀM

”Kỹ năng mềm được hình thành qua quá trình thực hành, rèn luyện trong thực tế chứ không phải chỉ bằng việc đọc sách về kỹ năng mềm. Nhưng trước hết: Hãy cầm sách lên và đọc!” – N.V.Trung

Bài trước: Lời mở đầu

1.1. KHÁI NIỆM VỀ KỸ NĂNG MỀM

Kỹ năng mềm (Soft Skills) là thuật ngữ dùng để chỉ các kỹ năng quan trọng trong cuộc sống con người, sự kết hợp của các đặc điểm tính cách, hành vi và thái độ cho phép mọi người giao tiếp hiệu quả, hợp tác và kiểm soát thành công các xung đột. Những người có kỹ năng mềm tốt thường có khả năng nhận thức tình huống và trí tuệ cảm xúc mạnh mẽ, giúp họ thích nghi với môi trường làm việc khó khăn được dễ dàng và tạo ra kết quả tích cực.

Kỹ năng mềm hay còn gọi là kỹ năng thực hành xã hội dùng để chỉ những kỹ năng cần thiết trong cuộc sống của chúng ta như: Kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng thuyết trình, kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm lãnh đạo..

Kỹ năng mềm không thể hiện dưới dạng hữu hình có thể đo đếm được hay chứng nhận thông qua bằng cấp chuyên môn chẳng hạn mà nó được thể hiện thông qua thái độ, cách thể hiện, khả năng tư duy cũng như nhìn nhận vấn đề của con người dùng để vượt qua khủng hoảng, sáng tạo và đổi mới..

Kỹ năng cứng thường được hiểu là những kiến thức, đúc kết và thực hành có tính chất kỹ thuật nghề nghiệp. Kỹ năng cứng được cung cấp thông qua các môn học đào tạo chính khóa, có liên kết lô-gich chặt chẽ, và xây dựng tuần tự. Thời gian để có được kỹ năng cứng thường rất dài, hàng chục năm, bắt đầu từ những kiến thức kỹ năng cơ bản ở nhà trường phổ thông qua các cấp như: Tư duy hình học, tư duy ngôn ngữ-văn phạm, các hệ thống khái niệm lý thuyết cơ bản vật lý, hóa học, sinh học, toán học… và những kiến thức kỹ năng này được phát triển dần lên các mức độ cao hơn, thông qua giảng dạy, thực hành và tự học một cách hệ thống.

Nếu kỹ năng cứng sẽ giúp bạn có được công việc thì các kỹ năng mềm sẽ giúp bạn thành công và phát triển hơn.

Đối với các kỹ năng cứng, khả năng tự tìm hiểu toàn bộ gần như không thể, mà người ta bắt buộc phải trải qua những giai đoạn có xây dựng tính hệ thống của tư duy lôgic và dựa trên “vai các nhà khổng lồ”. Thông thường, vai trò của giáo dục chính thức đặc biệt quan trọng để hình thành kỹ năng cứng dần theo thời gian, cho tới khi đạt tới năng lực tự học.

Vì quá trình rèn luyện dài, vất vả và đi kèm với những kỳ thi chứng minh khả năng đã vượt qua các mức độ nhất định, các kỹ năng cứng được dành nhiều thời gian hơn kỹ năng mềm; và về tuần tự thời gian, thường được đầu tư trước khi sở hữu kỹ năng mềm trong cuộc sống.

Một cách gần đúng, có thể xem chỉ số thông minh IQ phản ánh các kỹ năng cứng, còn chỉ số cảm xúc EQ có thể đại diện cho kỹ năng mềm. Do vậy, các kỹ năng cứng thường liên quan, gắn kết nhiều hơn đến sự phát triển của bán cầu não trái, trong khi kỹ năng mềm chịu ảnh hưởng lớn hơn của bán cầu não phải. Kỹ năng cứng có thể được học tại trường, còn kỹ năng mềm thường được lĩnh hội qua trải nghiệm, các khóa học ngoại khóa.

Kỹ năng mềm được chia làm 2 nhóm chính:

Nhóm kỹ năng đối nội: Chúng bao gồm: Lắng nghe, tự học, đặt mục tiêu, tổ chức, quản trị bản thân, lập kế hoạch.

Nhóm kỹ năng đối ngoại: Chúng bao gồm: Giải quyết vấn đề, thuyết trình, ứng xử, làm việc nhóm, tạo lập mối quan hệ, tổ chức, lãnh đạo, đàm phán, giao tiếp, thuyết phục.

1.2. TẦM QUAN TRỌNG CỦA KỸ NĂNG MỀM

Theo Deloitte Access Economics, số lượng công việc trong các ngành nghề cần kỹ năng mềm chuyên sâu dự kiến sẽ tăng trưởng nhanh gấp 2,5 lần so với các ngành nghề không cần kỹ năng mềm. Hiện tại các công ty cũng đang có sự chuyển dịch từ chiến trường cạnh tranh theo giá cả mặt hàng qua dịch vụ khách hàng. Sự toàn cầu hoá và gián đoạn công nghệ đã giảm rào cản để gia nhập một thị trường mới của các doanh nghiệp, điều này đồng nghĩa là sự cạnh tranh thật sự thường nằm ở chất lượng trải nghiệm của khách hàng. Do đó, kỹ năng mềm là một phần thiết yếu của việc tìm kiếm, thu hút và giữ chân khách hàng.

Kỹ năng cứng trở nên vô nghĩa nếu không có kỹ năng mềm

Trong hầu hết các công việc hiện nay đều có sự tương tác giữa người với người, bất kể là trực tiếp hay gián tiếp, kỹ năng chuyên môn không đủ để làm việc hiệu quả. Một nhân viên bán hàng có kiến thức sâu rộng về sản phẩm và thị trường cũng khó mà thành công nếu không có kỹ năng giao tiếp cần thiết để chốt đơn hàng và giữ chân khách hàng. Quản lý cần có khả năng lắng nghe ý kiến của nhân viên, kỹ năng diễn thuyết tốt và kỹ năng tư duy sáng tạo trong môi trường kinh doanh luôn luôn thay đổi. Ở mỗi ngành nghề sẽ chú trọng đến một vài kỹ năng mềm khác nhau để hỗ trợ cho kỹ năng cứng và mục đích cuối cùng là đạt hiệu suất làm việc cao.

Kỹ năng mềm tạo sự khác biệt

Kỹ năng chuyên môn của bạn sẽ dần được tích lũy và hoàn thiện theo thời gian học tập còn kỹ năng mềm thì khó phát triển hơn vì chúng rất khó nắm bắt, không liên quan gì đến kiến thức trên sách vở hay chuyên môn mà gắn liền với tính cách của con người. Nó đòi hỏi sự nỗ lực có ý thức, thực hành liên tục và cam kết phát triển bản thân để cải thiện kỹ năng mềm. Kỹ năng cứng sẽ tạo ấn tượng khi xin việc làm của bạn nhưng kỹ năng mềm mới là thứ khiến bạn khác biệt so với các ứng viên có trình độ chuyên môn tương tự.

Môi trường làm việc hiện đại không thể thiếu sự tương tác

Các kỹ năng như lắng nghe, hợp tác với người khác, trình bày ý tưởng và giao tiếp với các thành viên trong nhóm đều được đánh giá cao trong môi trường làm việc hiện đại. Soft skills là chất xúc tác đảm bảo các nhân viên làm việc tốt, tinh thần hợp tác cao và tạo ra môi trường lành mạnh, từ đó nâng cao sức cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thị trường.

Khách hàng yêu cầu kỹ năng mềm

Thị trường hiện đại cung cấp cho khách hàng vô số lựa chọn thông qua công nghệ như: Internet và điện thoại thông minh. Với họ, sự thuận tiện và giá thấp luôn dễ gây chú ý, vì thế dịch vụ chăm sóc khách hàng sẽ trở thành yếu tố ảnh hưởng đáng kể đến lựa chọn của họ khi quyết định lựa chọn một doanh nghiệp cụ thể. Kỹ năng giao tiếp hiệu quả rất quan trọng đối với sự thành công của tổ chức.

Kỹ năng mềm ngày càng quan trọng trong môi trường làm việc tương lai

Tự động hóa và trí tuệ nhân tạo (AI) dẫn đến tỷ lệ lớn ngành nghề sử dụng kỹ năng mềm. Nhờ công nghệ tiên tiến, các công việc đòi hỏi chuyên môn kỹ thuật sẽ tiếp tục giảm, khiến soft skills trở thành sự khác biệt quan trọng ở nơi làm việc.

Qua đây các bạn cũng đã thấy rõ hơn được tầm quan trọng của kỹ năng mềm, đặc biệt có những kỹ năng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc cũng như sự thăng tiến của bạn. Không chỉ nhân viên mới cần có kỹ năng mềm mà nhà lãnh đạo cũng cần chuẩn bị cho mình những kỹ năng riêng biệt. Khi bạn có kỹ năng mềm thì dù đảm nhận vị trí nào cũng sẽ dễ dàng làm tốt công việc của mình hơn, nhận được kết quả tích cực.

1.3 KỸ NĂNG MỀM – CHÌA KHÓA ĐỂ THÀNH CÔNG

Để đón đầu xu thế hiện tại, đa số các trường ở Úc cũng có lồng ghép ít nhất một lớp về kỹ năng mềm trong các chương trình đào tạo, bất kể ngành nghề. Chẳng hạn, Đại học Victoria (Melbourne, Úc) là thực tế điển hình, có lớp “Kỹ năng giao tiếp” (Interpersonal Skills and Communication) với mục tiêu phát triển trí tuệ và thành thạo của sinh viên về kỹ năng giao tiếp cá nhân, nhằm trang bị cho môi trường làm việc sau này. Với các chủ đề như tự nhận thức và hiểu biết cá nhân, các giá trị, động lực, thái độ, nhận thức về văn hoá, hay cách để lắng nghe và kỹ năng quan sát…, sinh viên sẽ được củng cố kiến thức giao tiếp, giá trị và đạo đức cũng như tầm quan trọng của sự nhạy cảm văn hoá. Đồng thời, học viên còn có cơ hội phát triển kỹ năng thông qua thảo luận nhóm, phân tích và trình bày các hoạt động mô phỏng.

Hình 1. 1. Kỹ năng mềm – Chìa khóa của thành công

Thực tế cho thấy rằng: Để thành công trong cuộc sống và công việc, kiến thức chuyên môn đóng vai trò khoảng 25%, trong khi đó những kỹ năng mềm được trang bị quyết định đến 75%.

Kỹ năng mềm ngày càng được chứng tỏ có ảnh hưởng lớn đến sự thành bại trong sự nghiệp và cuộc sống của một cá nhân. Tuy nhiên, tầm quan trọng của nó (đặc biệt là tại nước ta) chưa được quan tâm một cách chuẩn xác.

Tại Việt Nam, nhiều học viên học rất giỏi trên ghế nhà trường nhưng khi tốt nghiệp đi làm vẫn chưa đạt được thành công như mong muốn. Nhìn tổng thể, học viên, sinh viên Việt Nam vốn có tinh thần học tập rất tốt. Hàng năm, Việt Nam luôn đạt nhiều giải thưởng cao trong các cuộc thi trí tuệ trên thế giới (toán, vật lý, tin học, cờ vua, robocon…). Thế nhưng, năng lực lao động của người Việt Nam lại đứng ở một vị trí khiêm nhường, đó là do những hạn chế từ lĩnh vực kỹ năng nghề nghiệp mà ra.

Trong khi đó, các quốc gia phát triển ở châu Âu, châu Mỹ lẫn châu Á thường đặt nhu cầu rèn luyện kỹ năng cho công dân lên hàng đầu. Tất cả đều nhằm mục tiêu thúc đẩy nền kinh tế bằng nguồn lao động kỹ năng cao. Ngân hàng Thế giới gọi thế kỷ 21 là kỷ nguyên của kinh tế dựa vào kỹ năng (Skills Based Economy). Năng lực của con người được đánh giá trên cả 3 khía cạnh: kiến thức, kỹ năng và thái độ.

Theo như định nghĩa của Tổ chức Đánh giá và Giảng dạy các Kỹ năng của Thế kỷ 21, gọi tắt là AT21CS (Assessment and Teaching of 21 Century Skills) tại Đại học Melbourne (Úc), kỹ năng của thế kỷ 21 bao gồm 4 nhóm kỹ năng chính.

Thứ nhất là nhóm kỹ năng công nghệ thông tin và truyền thông (ICT) như năng lực giải quyết vấn đề dựa trên máy tính và các công cụ công nghệ.
Thứ hai là nhóm kỹ năng tư duy như sức sáng tạo, tư duy phản biện, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng ra quyết định, và khả năng tự học suốt đời.
Thứ ba là nhóm kỹ năng làm việc như khả năng giao tiếp và hợp tác làm việc theo nhóm.
Cuối cùng là nhóm kỹ năng sống (thích nghi) trong xã hội toàn cầu, bao gồm vấn đề ý thức công dân, cuộc sống và sự nghiệp, trách nhiệm cá nhân và xã hội, bao gồm cả vấn đề hiểu biết tính đa dạng văn hóa.

Hình 1.2 Những kỹ năng của thế kỷ 21 được nhiều nước xác nhận nhất: Giao tiếp; Sáng tạo; Tư duy phản biện; Giải quyết vấn đề. (Nguồn: Trung tâm Giáo dục Toàn cầu tại Viện Brookings)

Được trang bị kỹ năng mềm, các bạn trẻ không những gặp thuận lợi, suôn sẻ hơn trên con đường học tập, mà còn có được bước tạo đà cho sự thành công trong sự nghiệp, cũng như đạt được nhiều niềm hạnh phúc hơn trong cuộc sống.

1.4 MỘT SỐ KỸ NĂNG MỀM CẦN THIẾT THEO TỪNG NHÓM NGHỀ PHỔ BIẾN

Trên thực tế, việc sở hữu các kỹ năng mềm có thể giúp bạn có được sự tự tin và đây là một đặc điểm vô giá để thành công trong bất cứ lĩnh vực nào. Ngoài ra, những kỹ năng mềm đều mang tính “đa năng”, có nghĩa là bạn có thể dùng chúng trong mọi lĩnh vực sau này. Vì vậy, nếu trong tương lai bạn có ý định chuyển qua một ngành khác, kỹ năng mềm sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều để tìm được việc và thích ứng. Ví dụ, nhờ kỹ năng mềm bạn có thể kết nối với rất nhiều người trong ngành và cả ngoài ngành, và những mối quan hệ này có thể mở ra nhiều cơ hội cho bạn. Khi đó, một tiến sĩ Hoá dược cũng sẽ đủ năng lực để chuyển sang qua làm Giám đốc Kinh doanh thành công nhờ được rèn luyện các kỹ năng chăm sóc và kết nối khách hàng từ thời đại học, cộng hưởng cùng những kiến thức chuyên môn trong ngành.

Sau đây là một số kỹ năng cần thiết chủ đạo theo một số ngành nghề phổ biến:

Bảng 1.1 Một số kỹ năng mềm cần thiết cho một số ngành nghề

Nhóm ngành nghề	Kỹ năng cần thiết chủ đạo
Kinh doanh, tính toán	Kỹ năng giao tiếp Kỹ năng đàm phán Kỹ năng phân tích
Công tác xã hội	Kỹ năng lắng nghe Kỹ năng tham vấn, đặt câu hỏi Kỹ năng giao tiếp Kỹ năng quan sát Kỹ năng ghi chép
Nghiên cứu	Kỹ năng tư duy logic Kỹ năng tư duy phản biện
Lĩnh vực máy tính, công nghệ cao	Kỹ năng làm việc nhóm Kỹ năng chịu áp lực cao Kỹ năng quan sát và phán đoán
Luật sư	Kỹ năng giao tiếp Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn Kỹ năng tranh luận Tư duy phản biện
Lĩnh vực y tế	Kỹ năng quan sát và phán đoán Kỹ năng nghiên cứu khoa học
Nhóm nghề sáng tạo	Kỹ năng quan sát, tìm hiểu Kỹ năng tư duy sáng tạo
Ngành du lịch, khách sạn, nhà hàng	Kỹ năng giao tiếp Kỹ năng giải quyết vấn đề
Ngành giải trí	Kỹ năng diễn đạt và sử dụng ngôn từ Kỹ năng xử lý khủng hoảng truyền thông Kỹ năng tư duy sáng tạo

Bên cạnh đó, tùy theo tính chất công việc và vị trí công việc, một số kỹ năng thiết yếu được liệt kê như sau:

Bảng 1.2 Một số kỹ năng mềm theo vị trí công việc

Vị trí công việc	Kỹ năng cá nhân	Kỹ năng đối ngoại
Cấp nhân viên	Kỹ năng giao tiếp Kỹ năng thiết lập mục tiêu Kỹ năng quản lý thời gian	Kỹ năng trình bày bằng văn bản Kỹ năng giải quyết vấn đề Kỹ năng làm việc nhóm
Quản lý cấp trung	Kỹ năng tạo động lực Kỹ năng tổ chức cuộc họp Kỹ năng huấn luyện Kỹ năng xây dựng mối quan hệ Kỹ năng xây dựng đội nhóm Kỹ năng cùng người khác giải quyết vấn đề	Trí thông minh cảm xúc (EQ) Kỹ năng giải quyết vấn đề (vấn đề có độ khó trung bình) Kỹ năng thuyết trình Tư duy tích cực Tư duy sáng tạo Tư duy phản biện Tư duy chiến lược Tư duy hệ thống Kỹ năng tạo động lực Kỹ năng lập kế hoạch
Quản lý cấp cao	Kỹ năng giải quyết xung đột Kỹ năng tạo ảnh hưởng Kỹ năng truyền cảm hứng Kỹ năng đọc suy nghĩ người khác Kỹ năng đàm phán Kỹ năng huấn luyện Kỹ năng xây dựng mối quan hệ Kỹ năng xây dựng mạng lưới	Trí thông minh cảm xúc (EQ) Kỹ năng diễn thuyết Kỹ năng giải quyết vấn đề (vấn đề phức tạp, mơ hồ, rủi ro..) Kỹ năng ra quyết định Tư duy tích cực Tư duy sáng tạo Tư duy phản biện Tư duy chiến lược Tư duy hệ thống Tự nhận thức bản thân Tự kiểm soát bản thân

Trong giáo trình này, một số kỹ năng mềm thiết yếu lần lượt sẽ được trình giúp người đọc có thể hòa nhập và thành công trong thời đại “Cách mạng công nghệ 4.0”. Các kỹ năng mềm được trình bày trong tài liệu này bao gồm:

Kỹ năng giao tiếp: Học viên hiểu được tầm quan trọng của việc giao tiếp; biết được cách giao tiếp, ứng xử hiệu quả; cách sử dụng giao tiếp ngôn từ và phi ngôn từ để đạt kết quả cao nhất.

Kỹ năng tư duy – tư duy phản biện – tư duy sáng tạo: Kỹ năng tư duy là một trong những kỹ năng khá đặc biệt mà ngày nay giới trẻ rất quan tâm để khởi nghiệp. Không cần biết bạn đang kinh doanh thứ gì, hay là bạn thích loại công việc như thế nào, thì giờ đây bạn luôn cần phải ứng dụng các kỹ năng tư duy vào công việc bạn làm. Bạn phải sử dụng nó trong việc ra quyết định; thu thập, sử dụng và phân tích thông tin; cùng hợp tác với người khác để giải quyết vấn đề; ra quyết định thay cho người khác; đóng góp ý tưởng đổi mới sáng tạo; hay nghĩ cách cải tiến công việc của bản thân mình.

Kỹ năng thiết lập mục tiêu: Giúp học viên hiểu tầm quan trọng của việc xác lập mục tiêu; có thể sử dụng các công cụ để thực hiện việc hoạch định mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn sao cho hợp lý nhất.

Kỹ năng quản lý thời gian: Giúp học viên hiểu được tầm quan trọng của việc quản lý thời gian; biết cách tổ chức công việc, cuộc sống để tối ưu hóa việc sử dụng thời gian, đạt kết quả cao nhất. Học viên biết cách thức sử dụng các công cụ quản lý thời gian, khắc phục sự lãng phí thời gian.

Kỹ năng thuyết trình: Giúp học viên hiểu tầm quan trọng của việc thuyết trình; biết cách chuẩn bị cho buổi thuyết trình; soạn thảo bài thuyết trình, slide tối ưu; trang bị cho học viên phương pháp trình bày bài thuyết trình và kiểm soát bài thuyết trình để đạt kết quả cao nhất. Học viên cũng sẽ được trang bị kỹ năng để nâng cao hiệu quả khi thuyết trình bằng tiếng Anh.

Kỹ năng làm việc nhóm: Học viên hiểu tầm quan trọng của làm việc theo nhóm. Học viên có thể tổ chức công việc, làm việc hiệu quả theo nhóm; biết cách cùng cả nhóm làm việc để hoàn thành mục tiêu chung.

Kỹ năng học tập và nghiên cứu: Giúp người học hiểu sâu, mở rộng, củng cố và ghi nhớ bài học một cách vững chắc nhờ vào khả năng tự phân tích, tổng hợp tài liệu, từ đó có khả năng vận dụng các tri thức đã học vào việc giải quyết những nhiệm vụ học tập mới. Đồng thời giúp người học hình thành được tính tích cực, độc lập tự giác trong học tập cũng như nề nếp làm việc khoa học, từ đó quyết định sự phát triển các phẩm chất nhân cách và quyết định chất lượng học tập nghiên cứu

Kỹ năng khởi nghiệp: Khởi nghiệp sẽ phải cần tư duy và suy nghĩ sao cho phù hợp với đặc thù của môi trường khởi nghiệp. Tư duy đúng sẽ giúp bạn đứng vững trên thương trường, đưa ra những hướng đi và quyết định chính xác cho start-up mới bắt đầu.

Trong đó, các kỹ năng giao tiếp, kỹ năng tư duy, kỹ năng học tập và nghiên cứu sẽ được trình bày tương đối chi tiết hơn các kỹ năng khác vì tầm quan trọng của nó đối với đối tượng của tài liệu này.

Bài sau: Kỹ năng giao tiếp