Trong thời buổi công nghệ thông tin không còn quá xa lạ với bất kỳ ai thì những công việc ta thường xuyên phải làm đó là viết email, đánh máy, soạn thảo văn bản. Tuy nhiên trên thực tế thì trừ những khóa học tin học văn phòng có chỉ qua cách viết email, quy chuẩn soạn thảo văn bản. Bên cạnh đó theo mình nhận thấy như thế vẫn còn chưa đủ.
Vì những lý do đó mà trong bài viết này mình muốn chia sẻ hướng dẫn cách viết một email theo tiêu chuẩn. Hướng dẫn quy trình viết email theo chuẩn.
Lưu ý trước khi viết email theo chuẩn
Trước khi bắt đầu tiến hành đọc bài cách viết một email theo chuẩn này thì bạn cần lưu ý tạo cho mình một địa chỉ email. Hiện giờ có rất nhiều dịch vụ email miễn phí như gmail, outlook mail hoặc yahoo mail. Nếu bạn là một người đi làm thì cũng có thể sử dụng email được cơ quan cấp cho. Nhưng đó chưa phải là điều mình cần lưu ý nhất trong phần địa chỉ mail của bài viết hướng dẫn viết email theo chuẩn này.
Điều mình muốn nói ở đây là bạn nên chọn cho mình một địa chỉ email phù hợp. Phù hợp ở đây có nghĩa là đừng bao giờ đặt những email kiểu như: hotboykhongyeu@… hay kecaptraitim@… Thay vào đó bạn thử tạo một email mới nghiêm túc, lịch sự và đứng đắn hơn một chút chẳng hạn sử dụng họ tên của bạn ví dụ email mình hay dùng là tien.dat@outlook.com.
Cách bước viết email theo chuẩn
Trong phần trên mình đã chia sẻ bạn chọn địa chỉ email. Và tiếp trong phần này sẽ là hướng dẫn quy trình viết email theo chuẩn. Việc viết email theo chuẩn mình khuyến khích các bạn làm theo thứ tự các bước như sau:
Bước 1: Đặt tiêu đề hay subject cho email, đính kèm file vào email (nếu có), và viết nội dung cho email đó.
Bước 2: Bước tiếp theo trong thao tác viết email đúng chuẩn đó là kiểm tra lại nội dung và file đã đính kèm xem có sai sót gì không.
Bước 3: Nhập địa chỉ người nhận và tiến hành gửi email.
Bất cứ email gửi cho ai, về vấn đề gì thì bạn cũng phải tuân theo các bước này để tránh sai sót cũng như thiếu sót trong email đã gửi. Vì một khi email đã được gửi đi thì không thể lấy lại. Còn bây giờ ta đi chi tiết từng bước của các bước viết email theo chuẩn.
Đặt tiêu đề cho email
Khi đặt tiêu đề email (subject) của bạn phải lưu ý những vấn đề như là phải đúng chủ đề, thu hút sự chú ý của người đọc để cho họ biết vấn đề chính trong nội dung email của bạn là gì.
Nếu bạn đặt tiêu đề email phù hợp thì cơ hội để người nhận đọc email của bạn sẽ cao hơn, nếu không họ sẽ xóa ngay hoặc chẳng bao giờ mở ra vì nghĩ là email rác hoặc email không quan trọng. Chú ý khi viết tiêu đề cho một email Phần trên là hướng dẫn để bạn lựa chọn tiêu đề của một email còn tiếp đây là chú ý với tiêu đề của email là phải rõ ràng, đúng mục đích và không quá dài. Cần lựa chọn kỹ ngôn từ để thông báo cho người nhận nội dung chính xác của email đó.
Nếu email gửi mang tính định kỳ, chẳng hạn như các báo cáo hàng tuần về công việc thì bạn nên ghi thêm ngày tháng gửi trong tiêu đề email. Không bao giờ bỏ trống tiêu đề e-mail. Tiêu đề email rõ ràng, viết bằng tiếng việt không dấu để tránh bị lỗi font chữ và người nhận không đọc được nó.
Đính kèm tập tin vào email
Trong phần này mình không hướng dẫn bạn thao tác đính kèm một tập tin vào email vì mình thấy nó cũng hơi thừa với lại trên google vô vàn bài viết hướng dẫn thao tác đính kèm tập tin vào trong email. Mình chỉ có một vài lưu ý với thao tác đính kèm tập tin vào trong email khi viết một email theo chuẩn.
Là khi bạn đính kèm một tập tin vào trong email thì bạn nên gửi những file có định dạng chung dễ mở cho tất cả máy tính như định dạng file pdf, doc, xls …
Nếu trường hợp có nhiều file thì bạn nên nén lại thành file zip hoặc file rar. Ngoài ra file đính kèm trong email nên được đặt tên rõ ràng. Không viết tiếng việt có dấu khi đặt tên file.
Viết nội dung email theo chuẩn
Yếu tố đầu tiên cần chú ý trong một email chuẩn là cần phải đảm bảo các yếu tố như cô đọng và rõ ràng. Bạn nên sử dụng những câu ngắn và liên quan trực tiếp đến nội dung mà bạn muốn đề cập trong email, nêu rõ lý do viết email trong đoạn đầu tiên.
Khi soạn email theo chuẩn, điều cần tránh nhất là không viết toàn bộ bằng chữ hoa, hoặc chữ to nhỏ không đều, chữ in đậm, in nghiêng bừa bãi. Tuy đó là yêu cầu tối thiểu trong trình bày văn bản, nhưng tuy vậy rất nhiều người mắc phải lỗi này khi viết email và soạn thảo văn bản. Bên cạnh đó bạn cũng nên sử dụng dấu câu đúng vị trí, đúng theo tiêu chuẩn quy tắc đặt dấu câu khi soạn thảo văn bản cụ thể như sau:
– Đầu dòng luôn viết hoa chữ đầu tiên. Chú ý, viết hoa chứ không phải viết in hoa.
– Sau dấu chấm câu (.) luôn phải viết hoa. Tên riêng, địa danh phải viết hoa.
– Tất cả các dấu câu đều viết sát vào chữ trước, khoảng trống và đến chữ sau.
– Dấu ngoặc đơn, ( ); nháy kép “ ” viết sát vào ký tự ngay trước và sau chúng.
– Hai chữ nối tiếp nhau chỉ cách nhau một khoảng trống.
– Viết đủ ý rồi hãy chấm câu, sử dụng dấu phẩy khi câu có nhiều ý.
– Chia đoạn nếu viết dài.
Hãy lưu ý việc dùng dấu cảm thán quá nhiều. Mọi người thường hay lạm dụng nhiếu dấu chấm than (!!!!) để muốn nhấn mạnh. Nhưng có thể nó có tác dụng ngược lại đấy. Chỉ nên dùng tối đa 2 dấu cảm thán trong bức email chuẩn của bạn là đủ. Nội dung của một email chuẩn Phần trên là lưu ý trong nội dung của email, còn bây giờ là những phần cần có trong nội dung email. Bạn có thể theo dõi chi tiết bố cục của một email theo chuẩn ở phần dưới đây.
Phần chào hỏi: Trong phần này bạn có thể sử dụng vài lời chào hỏi như:
Dear (Hi)…
Hoặc Kính gửi…
Phần Nội dung: Trong nội dung thông tin trong emai, bạn cần chú ý sau:
Cấu trúc mạch lạc dễ theo dõi
Nội dung dễ hiểu, in đậm những thông tin quan trọng.
Ngôn từ lịch sự, tôn trọng người nhận email.
Phần kết thúc: Một vài cấu trúc kết thúc email thông dung như:
Thanks & B. Regards,
Trân trọng, Em cảm ơn …
Phần chữ ký email: Phần này cũng là một phần tương đối quan trọng trong email tuy nhiên hầu như nó vẫn đang được bỏ ngỏ hoặc chưa tận dụng hết sức mạnh của nó. Với phần chữ ký email này sẽ giúp bạn thêm thông tin liên lạc để người nhận email có thể liên hệ trực tiếp khi cần. Trong phần chữ ký này bạn có thể thêm thông tin như: Họ tên, nghề nghiệp, số điện thoại, email, địa chỉ…
Kiểm tra lại nội dung email và file đã đính kèm
Một trong những bước cũng không kém phần quan trọng trong quy trình viết email theo chuẩn đó là công đoạn kiểm tra lại nội dung email và file đã đính kèm. Vì nó thể hiện sự chuyên nghiệp và khoa học của bạn. Một bức email nhiều lỗi chính tả thể hiện sự thiếu tôn trọng với người nhận. Hay một email và gửi cũng file đính kèm mà chưa được đính kèm vì lỗi nào đó cũng là một rắc rối không hề nhó khi tới tay người nhận.
Nhập địa chỉ email người nhận
Sở dĩ việc nhập email người nhận được thực hiện ở gần cuối các bước viết email theo chuẩn là vì để hạn chế tối đa việc email chưa hoàn thành nhưng lỡ tay bạn bấm gửi thì lúc đó sẽ không thể cứu vãn. Hãy viết nội dung thật hoàn hảo, sau đó mới tới địa chỉ người nhận và click để gửi đi. Kiểm tra địa chỉ người nhận trước khi ấn nút send nếu không muốn gửi nhầm tới địa chỉ email khác.
Tóm lại
Trong một bài viết ngắn này mình không thể truyền đạt một cách tỉ mỉ các thao tác để viết email đúng chuẩn. Nhưng hi vọng với những chia sẻ phí trên bạn sẽ có cái nhìn và hình dung gần nhất để có thể tự mình viết email đúng chuẩn và ấn tượng nhất.
>> Xem thêm: Kỹ năng mềm cho sinh viên tại đây
