ỨNG DỤNG KỸ NĂNG MỀM
Bạn đang gặp trở ngại về giao tiếp trong cuộc sống đời thường hay công việc? Kỹ năng mềm có thể giúp cải thiện được các mối quan hệ cá nhân, gia đình và xã hội, nó còn làm thay đổi tính cách và hành vi trong giao tiếp của bạn.
Kỹ năng mềm không tự nhiên đến với bạn mà chính bản thân bạn phải tự tìm hiểu các phương pháp thực hành, để hoàn thiện và phải luyện tập thường xuyên để trở thành phản xạ tự nhiên trong giao tiếp hàng ngày.
Đăng ký SÁCH KỸ NĂNG MỀM – NXB ĐẠI HỌC HUẾ
Kỹ năng giao tiếp
* Giao tiếp bằng lời nói: Bạn hãy đặt mục tiêu cho mình trong việc truyền đạt thông tin. Bạn cũng cần xác định đối tượng, nội dung và thời gian mà bạn muốn truyền đạt.
Chẳng hạn: Bạn đi gặp khách hàng A để giới thiệu và hợp tác bán hàng. Mục tiêu của bạn là xem khách hàng mong muốn gì từ sản phẩm của mình, bạn có thể bắt đầu bằng cách tìm hiểu người đó có cảm nhận như thế nào khi họ trò chuyện với bạn/ khi nghe bạn diễn giải thông tin thông qua nét mặt, cử chỉ, hành vi, thái độ trong giao tiếp của họ dành cho bạn. Trước khi chào tạm biệt khách hàng, bạn đừng quên hỏi ý kiến họ: Anh/Chị có ý kiến gì dành cho tôi trong buổi trao đổi ngày hôm nay không? Từ đó, bạn rút ra kinh nghiệm cho bản thân mình để chuẩn bị cho khách hàng tiếp theo được tốt hơn và luôn tâm niệm: “Ngày hôm nay phải khác ngày hôm qua”.
* Giao tiếp qua ánh mắt: Hãy nhìn vào mắt họ khi bạn đang trò chuyện, cho dù họ chỉ dừng lại với bạn một chút. Quan trọng là đừng để cho đôi mắt của bạn đảo quanh đâu đó trong suốt buổi trò chuyện.
* Giao tiếp qua ngôn ngữ cơ thể: Để thể hiện sự quan tâm của bạn với đối tượng giao tiếp, bạn hãy ngồi thẳng lên và nghiêng về phía trước. Đừng gõ các ngón tay hay nhịp chân khi bạn đang trò chuyện. Tốt nhất bạn hãy bắt chước tư thế của người mà bạn đang trò chuyện để tạo ra bầu không khí giao tiếp thoải mái.
Thực hành giao tiếp
Điều này áp dụng cho cả việc nói trước công chúng, thuyết trình và đàm thoại cá nhân. Bạn hãy chuẩn bị trước khi truyền tải thông tin, đặc biệt là kiến thức thông tin mà bạn muốn người khác tiếp nhận. Bạn cũng cần chuẩn bị câu chào, mở đầu, kết thúc và cả câu chuyển tiếp từ đề tài này qua đề tài khác. Nếu bạn lo lắng, hồi hộp với bài nói chuyện của mình, hãy tự trình bày và diễn đạt trong một nhóm nhỏ trước rồi dần dần chuyển sang một nhóm lớn hơn. Điểm đáng chú ý trong giao tiếp là chú ý tốc độ và âm lượng của bạn khi nói chuyện. Riêng về đàm thoại cá nhân nếu bạn không thoải mái thì hãy thực hành với một người bạn thân hoặc thành viên trong gia đình bạn.
1.4.3. Kỹ năng viết
Kỹ năng viết cũng quan trọng không kém so với kỹ năng nói nhưng viết có nhiều thời gian cho bạn chỉnh sửa và hoàn thiện trước khi bạn gửi đi. Mỗi ngày khi bạn đọc và kiểm tra email, thư từ, bạn nên học cách chỉnh sửa chính tả và cách sử dụng từ, thay đổi cấu trúc câu, viết súc tích hơn thay vì dài dòng. Bạn nên ghi nhận cách dùng câu từ của những người khác để hỗ trợ cách viết của bạn có chiều sâu, rõ ràng và mạch lạc hơn.
Kỹ năng lắng nghe
Lắng nghe đòi hỏi sự tập trung và tự giác kỷ luật. Đừng bao giờ nghĩ rằng lắng nghe là kỹ năng dễ vì có những lúc bạn bốc đồng ngắt lời người khác, điều đó có nghĩa là buổi giao tiếp không thành công. Đừng nên ngắt lời người khác để thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với người nói. Hãy chờ đến khi họ kết thúc.
Có nhiều lý do khác nhau trong kỹ năng này đó là thông cảm với một người khác, hiểu các cách hướng dẫn hoặc đánh giá một kế hoạch. Cho dù là lý do gì, bạn đều cần để ý và lưu tâm. Trong lúc lắng nghe bạn có thể đặt câu hỏi để tìm hiểu thêm về chủ đề của người nói hoặc giúp bạn hiểu hơn về một tình huống nào đó. Điều này thể hiện sự quan tâm và chú ý của bạn đối với người bạn đang lắng nghe.
Bạn có thể chuẩn bị cho mình một cuốn sổ ghi chép. Thực hành ghi chép sẽ tạo cho đối tượng đang tiếp xúc, trao đổi cảm nhận là họ quan trọng với bạn.
Ngoài việc lắng nghe, bạn nên chú ý đến ngôn ngữ cơ thể của người nói. Khi bạn quan sát tư thế, giọng nói, ánh mắt, cử chỉ và nét mặt của họ, bạn sẽ nhanh chóng phản hồi một cách phù hợp với người đó.
Kỹ năng xây dựng các mối quan hệ
Kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân với nhau rất quan trọng tại nơi làm việc. Bạn hãy tìm cách xây dựng tình bạn với các đồng nghiệp, giám sát của bạn, hoặc khách hàng và đối tác kinh doanh bởi vì làm việc trên tinh thần đồng đội sẽ đem lại hiệu quả công việc tốt hơn làm việc cá nhân.
Làm thế nào để kết bạn với các đồng nghiệp? Bạn hãy chào họ ngay khi bạn được nhận vào làm việc, mời họ đi ăn trưa hoặc cà phê. Bạn cũng có thể bắt chuyện trong một vài phút trong giờ giải lao hoặc nghỉ trưa. Ngoài ra, bạn có thể tham gia vào các sự kiện của công ty như các câu lạc bộ, các buổi đào tạo huấn luyện,… Tránh xa các tin đồn và tán gẫu về một nhân viên nào đó trong công ty bởi nó hoàn toàn có thể phá hủy mối quan hệ giữa bạn với các đồng nghiệp.
Đừng bao giờ ngồi lê đôi mách, nói xấu đồng nghiệp của bạn.
Làm sao để tìm hiểu người quản lý của bạn? Bạn nên lên lịch họp mặt đối mặt (1:1) với người quản lý. Với hình thức này bạn có thể tìm hiểu người quản lý của bạn một cách dễ dàng; ngoài ra bạn còn có thể học hỏi từ người quản lý của bạn trong giao tiếp, lối sử dụng văn phong hoặc diễn đạt thông tin, hơn nữa là những lời khuyên chân thành giúp bạn tiến xa hơn trong công việc. Đặt câu hỏi và cố gắng hiểu các thông tin mà người quản lý muốn truyền tải đến bạn và cùng nhau tìm ra một giải pháp để cùng nhau phối hợp công việc ngày một tốt hơn. Nhớ là sử dụng lời nói, ngôn ngữ nhẹ nhàng, không xung đột. Các cuộc thảo luận không có phán xét, nhưng quyết đoán.
Cuối cùng, các mối quan hệ mở rộng với người bên trong và bên ngoài tổ chức của bạn (còn gọi là networking) sẽ giúp bạn kết nối làm việc tốt hơn. Cách tiếp cận các mối quan hệ:
– Hỏi mọi người về người phụ trách công việc mà bạn muốn kết nối;
– Tiếp cận, chia sẻ một chút về công việc và cá nhân bạn với người đó;
– Trao đổi thông tin liên lạc và đảm bảo rằng bạn luôn duy trì sự kết nối.
Kỹ năng lãnh đạo
Kỹ năng lãnh đạo chỉ đơn giản là làm thế nào để tạo sức ảnh hưởng đến người khác. Như vậy thì kỹ năng này có thể ứng dụng cho bất cứ nhân viên nào ở mọi cấp độ trong tổ chức.
* Thực hành kỹ năng lãnh đạo
– Trước hết hãy quan sát người lãnh đạo của bạn thể hiện như thế nào với nhân viên;
– Tham dự các lớp đào tạo hoặc tìm đọc những cuốn sách về kỹ năng quản lý;
– Chọn hình thức quản lý thích hợp và viết ra mục tiêu cụ thể cho công việc riêng của bạn.
– Lên kế hoạch thực hiện mục tiêu ngắn hạn và dài hạn trong các cuộc thảo luận nhóm nhỏ. Đặt câu hỏi cho đồng đội của bạn nhưng cũng tạo không khí thư giãn trong buổi thảo luận;
– Luôn giữ bình tĩnh trong những tình huống gay gắt, khủng hoảng;
– Biểu dương các nhân viên làm việc tốt cũng như tích cực giải quyết các vấn đề khó khăn;
– Chia sẻ 1:1 giữa nhân viên và người lãnh đạo khi nhân viên còn nhiều khuyết điểm thay vì chỉ trích ở trước toàn đội.
* Chủ động tiên phong
– Chủ động trong công việc và tiên phong nhận nhiệm vụ công tác là hình thức giúp bạn nổi bật hơn trong toàn đội và có khả năng thăng tiến trong tương lai;
– Bạn nên thể hiện trách nhiệm và nhiệt tình với công việc của bạn, nên bắt đầu bằng việc hoàn thành các công việc được giao mà không cần người giám sát của bạn nhắc nhở;
– Thực hiện kế hoạch cụ thể có lộ trình rõ ràng;
– Không nề hà trong công việc, thấy việc gì cần phải thực hiện thì thực hiện ngay. Nếu một đồng nghiệp có một dự án lớn và bạn có thời gian thì hãy tình nguyện giúp đỡ;
– Tìm kiếm thách thức trong công việc và phát triển nghề nghiệp:
+ Tìm hiểu thêm về tổ chức của bạn. Hãy hỏi một đồng nghiệp về các bộ phận có liên quan đến bạn. Tìm đúng người đúng việc, bạn sẽ đảm bảo luôn làm tốt.
+ Phấn đấu phát triển các kỹ năng, kỹ thuật qua việc đề xuất với người quản lý của bạn cho bạn tham gia các khóa học cần thiết để bổ sung kiến thức. Dành thời gian để đọc sách và tìm hiểu các kỹ năng cần thiết.
+ Lên lịch hẹn với các quản lý cấp cao để xin lời khuyên về việc thăng tiến, đảm trách công việc mới hay những điều kiện cần mà người quản lý cấp cao hơn cảm thấy yên tâm và phù hợp chiến lược phát triển.
Sự e dè trong giao tiếp sẽ khiến bạn nhút nhát, dè dặt khi đối diện với nhiều người khác nhau trong cuộc sống. Do đó hãy mạnh dạn đột phá bản thân mình qua những kỹ năng mềm này. Mọi việc đều không quá khó chỉ là bạn có can đảm để thực hiện hay không. Bạn có thể bắt đầu với kế hoạch của mình với bước chuẩn bị rất quan trọng trong bất kỳ kỹ năng nào hay dưới hình thức nào đã nêu trên. Bạn sẽ nhanh chóng thành công và thăng tiến trong công việc và cuộc sống.
Nguồn: KỸ NĂNG MỀM – NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC HUẾ
